2018
11-12월(합본호)

시끄러운 사무실에서 업무에 몰입하려면...
레베카 나이트(Rebecca Knight)

시끄러운 사무실에서 업무에 몰입하려면

 

레베카 나이트

 

 

 

 

정할 것은 인정하자. 탁 트인 개방형 사무실은 악몽이 될 수 있다. 특히나 100% 집중해야 하는 업무를 할 때라면. 옆자리 동료가 목소리가 너무 크거나 휴대전화가 끊임없이 울리게 놓아두는 사람이라면 문제가 더 심각해진다. 어떻게 하면 개방형 사무실에서 평화를 지킬 수 있을까. 집중을 방해하는 시끄러운 동료와의 문제를 어떻게 해결해야 할까. 사회성이 없다거나 무례하다는 인상을 주지 않고 사무실에서 소음과 방해에 대처하는 최선의 방법은 무엇일까.

 

전문가들의 의견

 

개방형 사무실에 대한 찬반 논의는 계속되고 있다. 탁 트인 공간이 창의성과 소속감을 촉진한다는 연구결과도 있었지만, 최근에는 개방형 사무실이 직원들이 서로를 피하게 만드는 원인이 된다는 주장도 있다. 오럴로버츠대Oral Roberts University부교수이자 곧 출간될 < Friend of a Friend >의 저자인 데이비드 버커스David Burkus는 잘 설계된 개방공간이회사 전체에서 사람들이 뜻밖의 상호작용을 할 기회를 제공함으로써 협업을 촉진한다고 주장한다. 문제는 혼자 일하려 할 때는 그 모든 상호작용이 매우 산만하게 느껴질 수 있다는 것이다. < HBR Guide to Office Politics >의 저자 캐런 딜런Karen Dillon은 개방형 사무실을 채택하는 기업이 많아지고 있기 때문에 원하지 않는 소음에 대처하는 법을 필수로 알아야 한다고 주장한다. 팀이 어떤 기본 원칙에 합의하는 것도 필요하지만, 개개인의 생존전략도 있어야 한다는 것이다. 아래의 아이디어를 참고하자.

 

 

장점 찾기

 

누구나 직장에서 어느 정도의 고독이 보장되길 간절히 원한다. 딜런의 말을 빌리자면, 사실 문이 달려 있는 개인 사무실은 어느 정도 심리적 안정감을 준다. “동료들이 통화를 엿들을 수 없다거나어떤 인터넷 사이트를 보고 있는지 알 수 없다는 등 한 조각의 프라이버시를 보장받기 때문이다. 그러나 딜런은동료들과 더 친밀하게 서로를 알게 되면 좋은 점이 많다. 웃음과 유머가 오가고, 서로의 일과 삶의 리듬을 느낄 수 있다, “연대감이라는 장점에 집중하고 간헐적 TMI[1]라는 단점을 대수롭지 않게 넘길 수 있다면 개방형 사무실의 개념을 받아들일 수 있다고 말한다. 버커스는 최소한 사무실에서 가장 먼저 소음에 대해 불평하는 것만은 참으라고 조언한다. 까다롭거나 어려운 사람으로 보여서 좋을 것은 없다.

 

 

프라이버시에 대한 팀 차원의 기대치를 조율하기

 

버커스는 불평 대신 개방형 사무실에서 모두가 최적으로 일할 수 있도록 팀 차원에서 대화를 나누라고 제안한다. 이러한 논의는 리더십에 의해 시작되는 것이 가장 좋으니, 먼저 팀장과 이야기하도록 하자. “이 문제에 대해 얘기를 나누고 싶은데, 제가 문제를 제기하는 건 적절하지 않은 것 같으니 도와주시겠어요?”라고 상사에게 말할 수 있을 것이다. 버커스에 따르면, 팀으로서 공동 목표는 모두가 지킬 규범을 만드는 것이다. 예를 들어, 한 사람이 통화 중일 때는 나머지가 속삭여서 말하자는 규칙을 정할 수 있다. 또 딜런은눈에 보이는, 혹은 보이지 않는 지원을 요청하라고 덧붙인다. “나의 두 번째 눈이 돼 줄 동맹군을 선택하는 것이 좋다. 중요한 전화를 받을 때 다른 동료가 시끄럽게 하면 당신의 아군이 조용히 해 달라고 정중하게 부탁하는 것이다. “물론 상황이 반대가 되면 똑같이 도와 주고요.” 딜런의 말이다.

 

 

헤드폰에 투자하기

 

딜런은 강력한 집중이 필요한 일을 할 때를 대비해서 노이즈캔슬링 헤드폰을 살 것을 추천한다. 백색소음이나 클래식음악 등, 무엇이든 최고의 능률을 올리는 데 도움이 되는 소리를 들어도 좋다. 헤드폰은 또한 동료들에게 보내는 시각적 신호로 기능한다. 절대적으로 필요한 상황이 아니면 방해하지 말라는 뜻을 전할 수 있다. 그러나 딜런은사용빈도를 신중하게 결정하세요. 팀의 일원임을 보여 줘야 하니까요라고 조언한다. 버커스는 집중도를 나타내는귀마개(이어폰) 신호를 사용하는 팀의 예를 들었다. “귀마개를 둘 다 끼면방해하지 마세요. 집중하고 있어요.’ 하나만 끼면방해하기 전에 양해를 구하세요.’ 귀마개가 없으면방해해도 됩니다를 의미해요.”

 

 

사무실 내에서 이동하기

 

딜런은 누구나 훼방 없이 생각하고, 글을 쓰고, 아이디어를 떠올릴 공간을 필요로 한다고 말한다. 아무리 활짝 열려 있는 개방형 사무실도 직원들이 소란을 피할 수 있는 별개의 공간을 두고 있다. 버커스는 빈 회의실, 준전용 칸막이, 조용한 구석자리를 적극적으로 활용하라고 조언한다. “배정받은 자리에서 일해야 한다는 심리적 장애물을 넘어서라는 말과 함께다. 그러면 수다스러운 동료가 지난 밤왕좌의 게임에피소드에 대해 이야기할 때 노트북을 들고 사무실의 다른 공간으로 이동할 수 있다. 버커스는 대기업에서 일하는 사람을 위한 조언도 남겼다. “건물의 다른 층으로 가면 도움이 됩니다. 잘 아는 사람이 없어서 방해를 덜 받을 거예요.”

 

 

사무실 떠나기 (일시적으로)

 

버커스는 사무실에서 집중하기 어려우면 가끔 상사의 허락을 받아 다른 곳, 근처 도서관이나 카페로 가 보라고 추천한다. 어떤 일을 하느냐에 따라 편안하고 생산성이 높은 곳이 어디일지를 생각하고 요청하자. 예를 들어, 팀장에게이 보고서를 쓸 때는 집중해야 하는데, 길 건너 카페에서 일해도 될까요?”라고 부탁할 수 있다. ‘ 1일 재택근무같은 요청보다는 작은 부탁이기 때문에 거절하기 어렵다.

 

 

영구적으로 자리 이동 부탁하기

 

개방형 사무실 그 자체가 아니라 매우 시끄럽고 수다스러운 동료 한 명이 문제라면, 팀장에게 자리를 옮겨 달라고 요청하라는 것이 딜런의 의견이다. “괜히 고생할 필요는 없습니다.” 그러나 동료에 대한 불평은 하지 말자. 그 대신 새로운 공간으로 옮기면 생산성이 높아질 것이라고 말하자. “좀 조용한 곳으로 옮기면 마감을 지키기가 더 쉬울 것 같아요등의 화법을 추천한다. 딜런은 어떤 방법을 쓰든 짜증이 끓어올라서 동료에게 닥치라고 소리지르는 일은 없어야 한다고 말한다. 그런 식으로 폭발하면 수습이 심히 어렵다는 것이다.

 

 

기억해야 할 원칙

 

Do:

•개방형 사무실에서 어떻게 최적으로 일할 수 있을지 팀장 및 팀원들과 대화할 것.

•강력한 집중을 요하는 일을 할 때를 대비해서 소음 방지 헤드폰을 구매할 것.

•사무실에서 방해 없이 생각하고, 글을 쓰고, 아이디어를 떠올릴 조용한 공간을 찾아볼 것.

 

 

Don’t:

•까다롭게 굴지 말 것. 개방형 사무실의 장점을 수용하려고 노력하자.

•혼자 해결하려 하지 말 것. 믿을 만한 동료에게 가끔 문제를 대신 처리해 달라고 부탁하고, 그 사람이 필요할 때 도와 주기로 하자.

•조용히 끙끙대지 말 것. 생산성을 개선하기 위해서라면 자리 이동을 팀장에게 요청해 보자.

 

 

사례 연구 #1: 긍정적으로 생각하고, 필요하다면 방해요소에서 거리를 두자

 

유명인 이벤트 경영전문가 지바 라시드Zeba Rashid는 직장생활을 하며 다양한 사무실 환경에서 일한 바 있으며, 방이 따로 있거나 높은 칸막이가 있는 근무환경보다 개방형 사무실을 좋아한다. “제 직업은 결국 타인과 관계를 맺는 일이거든요. 열린 환경이 아이디어 교류에도, 인간관계에도 좋아요. 사무실에서 대화가 오가면 창의력에도 도움이 되고요.” 지바의 말이다.

 

지바는 개방적 환경의 긍정적인 면을 크게 보지만, 일에 초집중해야 할 때는 최적의 조건은 아니라고 순순히 인정한다.

 

뉴욕 소재의 홍보 및 디지털마케팅 에이전시 CRC의 부사장이자 인플루언서마케팅 담당자인 지바는 소음과 방해에 대처하는 법을 익혔다. “중요도가 높은 계약이나 제안서 작업을 할 때는 헤드폰을 써요.” 헤드폰은 동료들에게 분초를 다투는 마감이 있어 침묵이 필요하다는 신호를 준다. 사무실에서 서로 다른 사람의 대화를 방해하지 않는 것도 중요하다. “이게 핵심이에요. 개방형 공간은 곧 존중입니다.” 지바의 말이다.

 

최근 중요한 마감을 맞추기 위해, 지바는 동료들의 대화로부터 물리적 거리를 둘 수 있도록 사무실 내 회의실을 예약했다. “개방형 공간에서 가장 중요한 사안은 사회적 규정을 세우는 거예요. 솔직하고 정중하게 양해를 구하면 친밀한 관계 유지에 큰 도움이 됩니다.”

 

지바는 팀 전체에지금 유명인 계약서 최종본을 쓰고 있어요. 급한 일이 있으면 회의실로 오세요라고 말해 두었다. 모두들 회사에 일하러 온 것이니, 필요할 때 수다를 끊기는 어렵지 않다.

 

지바는 자신과 동료들이 시간을 두고 친밀한 동료관계를 쌓았기 때문에서로 어떻게 함께 일하고 언제 수다를 떨지 않아야 하는지 알고 있으며, 개방형 사무실 환경에서 일하면 모두 내게 쉽게 접근할 수 있다고 말한다.

 

 

사례 연구 #2: 기본 규칙을 정하고 머릿속을 고요하게 하는 방법을 찾아보자.

 

홍보에이전시 TASC그룹의 선임 회계간부 케이틀린 스튜어트Kaitlin Stewart는 동료 8명과 함께 개방형 사무실에서 근무한다. 공동 창업자인 상사는 준전용 사무실을 사용하고, 소회의를 위한 칸막이 회의실도 있다.

 

케이틀린은 개방형 사무실이 대체로 팀의 연대에 장점이 된다고 생각한다. “협업이 잘 이뤄져요. 자유롭게 아이디어를 낼 수 있어서 협력적 분위기가 조성되죠.”

 

그러나 종종 소음문제가 발생한다. 원하지 않은 소리는 방해가 되고, 심지어 신경쇠약을 유발한다는 것이다.

 

그래서 개방형 사무실에서 최적의 근무환경을 유지하기 위한 팀의 기본 규칙이 생겼다. 예를 들어, “사무실 건너편까지 소리를 지르지 않는다. 동료와 농담을 주고받을 때는 통화하는 사람을 위해 소리를 낮춰야 한다. 대화가 길어질 때는 회의실로 이동한다등이다.

 

이런 기본 규칙들은 정기적으로 팀 대화의 주제가 된다. 그는팀을 전반적으로 강화하고 최선의 업무수행이 가능하도록 구성한다고 한다.

 

케이틀린은 명상 또한 도움이 됐다고 한다. “저의 상사는 모든 직원이 업무 중 20분 동안은 눈을 감고 조용히 앉아 있으라고 권했어요. 배경 소음을 무시하도록 뇌를 훈련시키는 활동이죠. 잡생각을 하지 않는 데 큰 도움이 됐어요.” 지금은 소음과 방해요소가 큰 문제가 되지 않는다는 케이틀린, 그러나 일을 더 잘할 수 있다면 반드시 자리 이동을 요청하겠다고 한다. “직업은 곧 삶이에요. 전 생산성을 높이고 성공하기 위해 필요한 도구를 지녀야 한다고 굳게 믿어요.”

 

 

 

번역 석혜미 에디팅 조진서

 

 

[1] Too Much Information, 굳이 알지 않아도 될 정보

 

레베카 나이트(Rebecca Knight)는 보스턴에서 프리랜서 저널리스트로 일하고 있으며, 웨슬리언대 강사이기도 하다. 뉴욕타임스, USA투데이, 파이낸셜타임스에 기고했다.

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