2017
7-8월(합본호)

회의 중독에서 벗어나라
유니스 은(Eunice Eun),콘스턴스 누넌 해들리(Constance Noonan Hadley),레슬리 펄로(Leslie Perlow)

FEATURE MANAGING ORGANIZATIONS

회의 중독에서 벗어나라

레슬리 A. 펄로, 콘스턴스 누넌 해들리, 유니스 은

 

중요한 업무를 위한 시간을 확보하는 방법

 

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In Brief

 

문제점

회의는 창의성과 생산성을 높이는 수단이 돼야 하지만 횟수가 지나치게 많거나, 스케줄 관리가 허술하거나, 운영이 서툴거나 이 세 가지 전부에 해당될 때는 원래 목적과 정반대의 결과를 낳는다. 이런 문제는 조직 전체에 큰 피해를 줄 수 있으므로 체계적인 개선이 필요하다.

 

해결책

회의가 집단과 개인(또는 양쪽)의 시간 중 어느 쪽에 피해를 주는지부터 밝혀야 한다.

그 다음에는 5단계 변화 과정을 따른다.

(1) 모든 구성원으로부터 회의에 대한 생각을 들어본다.

(2) 함께 모여 그것들을 해석한다.

(3) 회의를 개선하기 위해 구성원 개인들에게도 의미가 있고 동기를 부여하는 집단의 목표를 선택한다.

(4) 진행 과정을 평가한다.

(5) 구성원들이 다시 옛날 습관으로 되돌아가지 않도록 정기적으로 확인한다.

 

 

샐러리맨의 일상을 그린 연재 만화 딜버트Dilbert에서 회의는 늘 조롱의 대상이 되곤 한다. 사실 끔찍하게 지루하고 고통스러운 회의는 우리 모두의 단골 우스갯소리 소재다. 그러나 그 고통은 팀과 조직에 실제로 큰 피해를 준다. 첨단기술, 소매업, 제약, 컨설팅 업계의 고위 간부 수백 명을 면담한 결과 그들 중 상당수는 공식 회의든 비공식 회의든, 전통적인 회의든 간이 회의든, 대면 회의든 미디어 회의든 부담스럽기는 매한가지라고 대답했다. 심지어 이런 반응도 나왔다. “한 주 내내 회의 때문에 숨이 막힐 지경이에요.” 직원 회의가 어찌나 고통스럽던지 소리를 빽 지르고 싶은 충동을 참느라 연필로 다리를 찔렀다는 간부도 있었다. 한 주에 10시간 이하던 1960년대와 비교할 때 지난 50년간 회의의 길이와 빈도는 꾸준히 늘어 간부들이 한 주에 회의에 참가하는 시간이 평균 23시간에 이른다는 조사 결과를 보면 그런 불만은 충분히 이해할 만하다. 심지어 이 수치에는 일정에 없던 즉석 모임은 아예 포함돼 있지 않다.

 

이 문제를 다룬 글은 상당히 많지만 명확한 의제 정하기, 일어선 채로 회의하기, 회의에 대리인 참석시키기 등등 제시된 해결책은 대체로 제각각이다. 조사와 상담 과정에서 우리는 진정한 개선을 위해서는 조직적 변화가 필요하다는 사실을 발견했다. 회의는 사람들이 서로 협력하고 개인 업무를 처리하는 방식에 영향을 주기 때문이다.

 

그러나 그런 차원의 변화를 고려하는 경우는 드물다. 회의가 시간과 정신건강에 주는 부담을 사람들이 참고 견디는 이유를 연구하다가 우리는 놀라운 사실을 발견했다. 회의를 가장 싫어하고 두려워하는 사람들이 오히려 그것을필요악이라며 열정적으로 옹호하는 것이었다. 제약회사의 고위간부가 회사 블로그에 쓴 다음 발췌문을 살펴보자.

 

 

나는 우리 회사에서 회의를 자주 갖는 것이 우리가 원하는대로 누구도 배제되지 않는 학습 환경을 만들기 위한문화적 세금이라고 믿기 때문에··· 나쁘지 않다고 생각한다.

만약 회의를 줄이는 대신 의사결정이 독단적으로 이루어지고, 조직 내 모든 직급의 구성원들이 의견을 낼 권리를 보장받지 못하고, 개인 간 의견을 조율하거나 의사소통을 할 기회가 줄어든다면 차라리 회의를 더 많이 여는 쪽을 택하겠다!

 

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