2019
11-12월호

최적의 사무환경, 고민과 실험을 반복하라
최효진,김정윤

 

최적의 사무환경, 고민과 실험을 반복하라

김정윤, 최효진 퍼시스 사무환경연구팀

 

 

“향후 기업의 경쟁우위는 조직 안에 흩어진 자원을 효과적으로 연결해내는 협업 역량이 될 것이다.” 조직연구 분야의 권위자이자 버클리 캘리포니아대 교수인 모튼 T. 한센Morten T. Hansen은 자신의 저서 <  협업  >(교보문고, 2011)에서 이렇게 말했다. 최근 기업환경에서의 중요한 키워드 중 하나는 바로 구성원간의 상호작용, 협업이다. 여러 분야의 문제가 복잡하게 얽혀 있는 기업 현장에서 서로의 지식과 경험을 나누며 함께 문제를 해결하기 위한 협업의 중요성이 점차 강조되고 있다.

 


올림푸스한국 사무실

이선 번스타인 교수는 이번 호 HBR 아티클개방형 사무실의 진실에서, 협업을 촉진하기 위해 디자인된 개방형 사무공간이 오히려 의미 있는 상호작용을 감소시킨다고 지적한다. 직원들의 활발한 협업을 이끌어낼 수 있는 사무공간을 만들려면 직원들의 니즈에 부합하는 공간과 기술을 제공해야 하며, 이를 위해서는 직원들이 실제로 어떻게 상호작용하고 있는지 파악할 수 있는 실험이 선행돼야 한다고 조언하고 있다.

 

아티클의 내용처럼, 사무실에서의 협업은 직원들을 둘러싸고 있는 물리적 아키텍처와 디지털 아키텍처에 영향을 받는다. 하지만 무엇보다 중요한 것은 협업의 해부학적 구조(anatomy of collaboration). 협업의 해부학적 구조는 사람들이 업무를 하는 과정에서 유기적으로 생성되며, 조직문화를 결정하는 신념, 가정, 가치, 사고방식에 따라 모양이 잡힌다. 기업마다 협업의 해부학적 구조는 각기 다르다. 직원들이 가장 효율적으로 활발하게 협업하기 위해 필요한 공간 또한 다르다. 이것이 바로 직원간, 팀간 칸막이를 없애버리는 개방형 사무실 배치만으로 바람직한 상호작용을 이끌어내기 어려운 이유다.

 

개방형 사무실을 계획할 때는 개방된 업무공간으로 인해 발생할 수 있는 문제점들을 보완하는 솔루션을 함께 고려해야 한다. 그보다 더 중요한 것은 우리 회사에 필요한 공간의 형태가 과연 개방형 사무실인지를 먼저 검토하는 단계다. 우리 회사에 최적화된 사무실 공간을 계획하기 위해서는 우리 회사만의 협업의 해부학적 구조, 즉 일하는 방식을 분석해야 한다.

 


퍼시스 본사 사무공간

아직 한국에서는 아티클에서 언급한 기술(센서를 활용해 사람들의 움직임 측정하기, 디지털 빵부스러기digital breadcrumbs를 통해 디지털 활동 기록 수집하기 등)을 활용해 실제 사무실 공간계획에 적용하는 프로세스가 활발하게 진행되고 있지는 않다. 그러나 공간 사용자의 물리적 행태와 일하는 방식을 관찰해 공간계획에 활용하는 것은, 사무환경을 계획할 때 반드시 진행해야 하는 단계라는 번스타인 교수의 의견에 동의한다. 최근 급격히 발달하고 있는 IT 도구들이 이런 관찰작업을 효율적으로 가능하게 만들고 있다.

 

또한 기업의 사무환경은 번스타인 교수의 말처럼협업자체가 목적이 아니라, 궁극적으로 기업의 성과를 만드는 게 목적이 돼야 의미가 있을 것이다.

 

 

 

한국의 사무환경 변화 구축 사례

- 아모레퍼시픽, 올림푸스한국

 

최근 많은 한국 기업이 혁신역량을 키우기 위해 사무환경 개선을 시도하고 있다. 그런데 초기 계획 단계에서부터 경영진의 의도를 빈틈없이 반영해 한 번의 시도만으로 완벽한 사무환경을 구축하는 것은 현실적으로 불가능하다. 공간을 사용하게 될 직원들이 특정 공간에서 어떻게 반응하고 행동하는지는 실제 상황에서 관찰해보지 않고서는 예측하기 어렵기 때문이다.

 

그래서 일부 공간에서 사용성을 테스트한 뒤 순차적으로 적용해가는 방식을 활용하는 기업이 늘고 있다. 단계적으로 새로운 사무환경으로의 변화를 도입하는 방식은 업무 추진의 부담을 줄이는 동시에 구성원들의 적응도를 높일 수 있다는 장점이 있다. 또 우리 회사만의 일하는 방식과 직원들이 특정 공간에서 어떻게 행동하는지를 파악할 수 있는 테스트베드로 활용해, 우리 회사에 특화된 최적의 사무환경을 만들어갈 수 있다는 이점이 있다.

 

2017년 용산 신사옥으로 입주한 아모레퍼시픽그룹은 국내 최고 수준의 사무환경을 구축한 사례로 자주 언급된다. 아모레퍼시픽그룹은 업무효율성을 높이고 직원들의 의사소통을 강화할 수 있는 신사옥 구축을 목표로 했다. 10년이 넘는 기간 동안 완성된 신사옥은 외관의 미적인 디자인뿐만 아니라 직원들의 업무효율성을 고려해 세심하게 계획한 내부 사무환경으로도 주목받으며 새로운 사무환경을 만들고자 하는 많은 기업들의 벤치마킹 대상이 됐다. 또 신사옥 입주 후에도 최근까지 매해거주 후 평가(Post Occupancy Evaluation)’를 진행하며 실제 사무환경의 사용성을 꾸준히 검토해오고 있다.

 

퍼시스 본사 로비 '생각의 정원' 

‘거주 후 평가, 사무환경을 개선한 후의 물리적 환경 평가뿐만 아니라 실제 공간을 사용하고 있는 직원들을 대상으로 사용성을 조사, 분석해 사무환경 개선의 구체적인 효과를 검증하는 과정이다. 계획 단계에서 의도한대로 직원들이 공간을 활용하고 있는지, 혹시 업무에 불편하거나 추가로 필요한 요소들은 없는지 상세하게 조사, 분석한다. 사용자의 행태와 인식을 바탕으로 더 나은 사무환경으로 개선하기 위해 지속적으로 변화를 시도하는 것이다.

 

 

 

2017년 새로운 사무환경의 스마트오피스를 구축한 올림푸스한국은 여러 층에 흩어져 근무하던 직원들이 한 공간에서 효과적으로 소통할 수 있게 함으로써 직원들의 편의를 도모하고자 했다. 부서 이기주의, 성과주의에서 벗어나 원활한 소통과 협업을 통해 함께 성장할 수 있는 환경 조성을 목표로 했다. 신사옥을 계획하는 단계에서 직원들을 대상으로 사전조사를 진행했고, 그 결과를 신사옥에 최대한 반영했다. 직원들의 사용빈도가 높아 사내 교류의 중심이 되는 라운지는 오피스 한가운데에 두고, 곳곳에 직원들의 협업 행태에 맞는 소규모 미팅공간들을 배치해 기존 오피스보다 협업공간이 16% 증가하도록 계획했다. 올림푸스한국의 문화가 잘 담긴 스마트오피스 구축 사례는 이 회사의 여러 글로벌 지사에도 영향을 줬다.

 

 

퍼시스의 단계적 사무환경 개선 사례

 

필자가 근무하는 퍼시스 역시 일하는 공간에 대한 고민이 많았다. 퍼시스는 창의적이고 효율적으로 일할 수 있도록 최적의 사무환경을 제안하는 일을 업으로 하고 있다. 한국기업 다수의 사무환경 구축과정에 참여해 왔으며 가장 효과적인 사무환경을 제안하는 역할을 하고 있기 때문에, 우리 회사 내부적으로도 이런 사무환경 변화의 과정을 직접 경험해 보는 것이 중요하다는 판단에서 본사 오피스의 변화를 직접 시도해봤다.

 

이 프로세스는 작은 변화에서부터 단계적으로 진행됐다.

 

1. 방향성 정의:가장 먼저 던진 질문은도대체 우리는 왜 사무환경을 바꾸려고 하는가?’였다. 직원들이 실제로 일하는 방식, 부서별 업무 특성, 공간사용 특성 등을 상세하게 조사하고 분석하는 단계도 매우 중요했지만, 그에 앞서 우리 회사는 어떤 문화를 만들고 싶고 어떻게 일하고 싶은지를 먼저 고민하고 명확하게 정의 내리는 단계를 거쳐야 했다. 사무환경 개선 프로젝트를 장기적으로 진행하다 보면 실제 디자인을 해야 하는 후반부에 이 프로젝트를 왜 시작하게 됐는지 목적을 잃고 의사결정에 어려움을 겪는 경우가 많다. 초기 단계에서 고민해 수립한 명확한 정의는 프로젝트의 방향성을 끝까지 유지하게 만드는 중요한 근원이 된다.

 

2. 본사 로비공간 개선(2016):방향성을 명확하게 수립한 뒤 본사 로비부터 변화를 시도했다. 시작 단계부터 직원들이 일하는 업무공간을 통째로 바꾸려 드는 건 일의 범위가 크고 당장 시도하기 어려웠기 때문에, 직원들이 편하게 모이고 소통할 수 있는 공간으로 만들기에 적절한 본사 로비를 우선 바꿔 보기로 했다. 기존 로비공간을 물리적으로 개선하면서 모바일 전화, 와이파이, 인트라넷 등 모바일 업무환경을 동시에 구축해 소통하는 공간, 자율적으로 일하는 문화를 서서히 만들어 나가고자 했다. 비록 제한된 공간에 적용한 작은 변화였지만,

사무환경의 변화가 실제로 직원들의 일하는 방식을 변화시킬 수 있다는 가능성을 확인하게 된 중요한 계기였다.

 

3. 광화문영업센터 구축(2017): 그 다음으로는 업무방식의 변화를 실험하기 위해 퍼시스의 영업조직이 일하는 공간을 광화문D타워 안에 구축했다. 이곳은 최근 주목받고 있는 자율좌석제를 적용한 스마트오피스를 시도해봤다. 많은 기업들이 관심을 갖는 자율좌석제는 실제로 기존의 일하는 방식에서 여러 가지 변화를 시도해야 하기 때문에 전 조직을 대상으로 단기간에 적용하기가 쉽지 않다. 그래서 우리도 본사로부터 분리돼 있는 별도의 공간인 광화문센터에 먼저 자율좌석제를 시범 적용해 직원들의 의견을 수렴하고자 했다.

 

 

 

4. 퍼시스 그룹 연구소(2018):그 다음 단계는 연구조직이 일하는 공간, 스튜디오원 연구소였다. 공간계획 이전부터 연구조직의 업무 특성과 일하는 방식을 장기간 분석했다. 또 연구소 직원들과 함께 워크숍을 진행하며 실사용자들의 다양한 의견을 수렴해 공간계획에 반영했다. 새로운 사무환경 구축 이후거주 후 평가로 개선의 효과를 검증했다. 그 결과 연구소 직원 열 명 중 일곱 명이창의적으로 일할 수 있는 환경이라고 응답했다.

 

5. 본사 전체 적용(2019): 이렇게 사내 다양한 공간에서 실험한 경험을 바탕으로, 더 많은 직원들이 일하는 본사 공간 전체를 바꾸는 시도를 했다. 본사 로비에 적용해 본 소통의 공간, 광화문센터에 적용했던 자율좌석제, 연구소에 적용한 창의적인 업무공간 등 새로운 사무환경 요소와 그 속에서 관찰하며 분석한 직원들의 일하는 방식을 종합적으로 고려해 우리에게 적합한워크스마트사무환경을 구축하려 했다.

 

이렇게 작은 변화에서부터 순차적으로 개선하며 리뉴얼을 진행한 결과, 전사 자율좌석제라는 큰 변화를 시도했는데도 불구하고 새 시스템이 빠르게 정착해가고 있다. 아울러 내부 직원들을 대상으로 꾸준히 피드백을 주고받으며 변화관리 워크숍을 지속하고 있다. 우리 회사의 사무환경 역시 이미 완성된 형태가 아니라 꾸준히 실험과 검증을 통해 개선돼 나가는 변화 프로세스의 한가운데에 있기 때문이다.

 

 

 

최적의 사무환경이란?

 

기업의 사무환경은 기업이 현재 일하는 방식과 앞으로 추구하는 방향성을 동시에 보여주는 중요한 지표가 된다. 때문에 모든 기업에 최적화된, 절대적으로 좋은 사무환경이란 존재하지 않는다. 우리 기업에 최적화된 사무환경을 만들기 위해서는 시각적으로 화려한 인테리어처럼 물리적 환경으로 바로 접근하는 것이 아니라, 우리 회사가 어떤 일을 어떻게 하고 앞으로 어떤 모습으로 변화하고 싶은지에 대한 본질적인 고민에서부터 출발해야 한다.

 

새로운 사무환경으로의 변화는 크게 어렵지 않다. 번스타인 교수가 아티클에서 언급한 것처럼, 작은 변화로도 큰 차이를 만들어낼 수 있으며, 잠재적 영향을 시험해 볼 만한 가치가 있다. 수많은 고민과 수많은 실험의 반복을 통해, 효율적이고 창의적으로 업무를 수행하고 행복하게 생활할 수 있는 최적의 사무환경으로 변화하는 기업이 많아지기를 바란다.

 

 

김정윤은 이화여대 건축과를 졸업하고 퍼시스에서 사무환경 컨설팅과 공간디자인 업무를 해오고 있다. 현재 사무환경연구팀장으로 트렌드 리서치와 공간DB 구축, 컨설팅을 총괄하고 있다.

 

최효진은 고려대 건축학과를 졸업하고 동 대학원에서 도시계획 및 설계로 석사학위를 받았다. 아모레퍼시픽, 두산, GS리테일 등의 사무환경 컨설팅에 참여했으며, 퍼시스 사무환경연구팀에서 오피스 공간을 둘러싼 사회적, 물리적 특성을 연구하고 있다.

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