하버드비즈니스리뷰

‘회의합시다.’ 라는 말은 비즈니스를 하며 부딪히는 거의 모든 난관에 대해 조건반사처럼 튀어나오는 대답이 되어 왔습니다. 프로젝트에서 뭘 해야 될지 모를 때? 회의합시다! 공유하고 싶은 아이디어가 떠올랐을 때? 회의합시다! 많은 경우에 ‘회의하자’는 것은 올바른 해결책이 될 수는 있겠지만 항상 정답은 아닙니다. 회의를 반드시 해야 하는 상황일지 결정하기 위한 방법으로 의사결정 트리(Decision Tree)를 제안하려 합니다.

현재 상황에 대해서 깊게 생각해보았는가? 당신이 현재 프로젝트에서 무엇을 하고 있는지 정확하게 파악하지 못한 상황이라면, 회의가 당신의 문제를 해결해주고 앞으로 전진할 수 있도록 해준다고 느낄 수도 있습니다. 그렇지만 회의의 의도는 프로젝트의 뼈대를 세우는 것입니다. 그래서 이런 상태에서는 회의하는 것이 오히려 당신과 동료들의 시간을 낭비하는 것 밖에 되지 않습니다. 대신, 잠시 일에서 떨어져 객관적이고 전략적으로 프로젝트에 대해 생각해 볼 수 있는 시간을 가지세요. 이 시간 동안 당신은 프로젝트의 범위, 현재 상태를 돌아보고 차후 일정을 계획하며, 의미 있는 성과를 만들기 위해 해야 할 일이 무엇일지 생각해 볼 수 있습니다. 만약 당신 스스로 이러한 전략적 사고를 통해 어느 정도 생각이 정리되었다면, 이제 다음 단계로 회의를 할지 여부를 결정해 볼 수 있습니다.

일을 진척시키기 위해 외부의 의견을 들을 필요가 있는가? 당신이 무엇을 필요로 하는지 알고 있는 상황이라면 그냥 그 필요한 일을 하면 됩니다. 만약, 당신이 있는 그 자리에서 스스로 찾을 수 있다면 회의는 필요 없어요. 대신 할일 목록(To-Do-List)을 만들어서 그것에 맞게 하면 됩니다. 그렇지만 당신의 능력에서 최상의 결과를 얻으려면 무엇이 필요한지 파악하고 나서도, 질문에 대한 해답이 필요하거나 일에 뛰어들기 전에 외부의 조언을 들어야겠다고 생각한다면 회의를 하세요.

실시간으로 다른 사람들과 이야기 하는 것이 일을 진행시키기 위해 필요한가?만약 당신이 질문에 대한 답을 들어야 하는데 상대방과 직접 이야기 할 수 없는 경우라면 이메일이 회의를 대신할 수 있는 가장 좋은 대안이 될 것입니다. 이것은 당신이 문서 상의 계획이나 서류에 대한 피드백으로 받는 방법으로 특히 더 좋습니다. 이 방법은 모든 팀원들이 자료를 받아 직접 검토를 해야 하는 하는 상황에서는 아주 효율적입니다. (회의에서 팀원들이 자료를 읽어보는 동안 어색하게 그들을 바라보지 않아도 되니까요.) 그리고 당신은 팀원들의 의견을 이메일로 받으면 됩니다. 만약 당신이 실시간으로 사람들과 이야기를 해야 한다고 느낄 때는 다른 의사소통 방법이 있는지도 생각해보세요.

얼굴을 직접 마주하는 회의가 반드시 필요한가? 당신이 양방향으로 누군가와 소통해야 할 필요가 있다고 생각하지만 그 사람을 반드시 보지 않아도 된다면, 다양한 대안이 있습니다. 온라인 채팅은 질문에 대한 답변을 즉시 들을 수 있고 전화 회의나 화상 회의는 더 심도 싶은 대화를 할 수 있다는 장점이 있을 것입니다

만약 결국에는 얼굴을 맞대고 하는 회의가 필요하다고 결론을 내렸다면, 회의를 잡으세요. 그리고 그것이 얼마나 효율적이고 효과적으로 만들지에 대해 깊게 생각해보세요.이것은 당신이 이 회의의 목적이 무엇이며, 어떤 결과를 기대하고 있고, 회의에 참석하는 사람들에게 보내야 할 자료를 검토하고 그것들을 미리 사람들에게 보낼 지에 대한 것을 의미합니다.

이러한 올바른 의사 결정 트리(decision making tree)를 통해 당신은 참석하는 회의의 개수를 획기적으로 줄일 수 있고, 당신이 진행하는 업무의 양도 늘릴 수 있을 것입니다.

번역: 정아린 (HBR포럼코리아, www.hbrkorea.com)

엘리자베스 그레이스 사언더스(Elizabeth Grace Saunders)

엘리자베스 그레이스 사언더스는 '어떻게 당신의 돈 만큼 시간도 투자해야 하는가(How to Invest Your Time Like Money, Harvard Business Review Press, 2015)의 저자이자 시간 관리 코치로 리얼라이프 E 타임 코칭&트레이닝의 설립자 입니다.

Do You Really Need to Hold That Meeting? → 원문 바로가기