하버드비즈니스리뷰

언제든 연락이 가능하기를 바라는 고객들, 고객들의 문제를 확인하고 조정하기를 바라는 동료들, 몇몇의 사람들이 엄청난 메시지로 넘쳐나는 메일함, 그리고 끝없는 할일 목록 등 무리한 요구를 하는 사람들 사이에서 어떻게 효과적으로 일할 수 있을까 하는 문제는 대형 법률 회사에서 운영 이사로 일하는 저의 고객이 최근 의뢰한 내용입니다. 이런 문제들을 복잡하게 만드는 것은 당신이 사랑하는 사람들, 친구, 운동, 다른 개인적인 일들에 시간을 쏟는 것을 중요하게 생각하기 때문입니다.

우리는 다른 것에 비해 압도적으로 중요한 일들에 직면하게 되면, '우선순위'를 정하라는 충고를 듣습니다. 이렇게 하면 마치 모든 것을 해결될 것 같이 보입니다. 그렇지만 제가 이런 상황에서 문제를 해결하기 위해 했던 것을 돌아보면 우선순위 정하기는 비교적 별 도움이 되는 방법은 아닙니다. 왜냐하면 너무 쉬운 방법이기 때문이죠. 우리는 우선순위 정하기 대한 정의를 생각해 봐야 합니다. 우선순위는 일을 중요도를 따지는 것이 아니라 시간을 투자해야 할 사람을 정한다든지, 할일 목록을 만든다든지, 메일함의 이메일을 본다든지 등의 할일 목록에 순위를 정하는 과정입니다. 가끔 이것은 판단이 어려운 상황에서는 개인적인 일의 선호도에 따라 달라지지만, 대부분의 경우 직관적으로 해야 하는 일들을 인지하게 됩니다. 미팅 요청을 확인하고, 할일 목록 점검하고 이메일을 확인할때, 우리는 이것이 얼마나 중요한지 직관적으로 감지하고 이것들을 서로 비교해 순위를 매기게 됩니다.

그렇지만 문제는 이렇게 시작됩니다. 우리가 우선순위를 정하면 우리는 그 일에 시간과 노력을 투자하는 것이 가치 있는 일인 것처럼 행동하게 됩니다. 그리고 덜 중요한 일은 나중으로 미루게 되지만 나중에 라는 순간은 절대 오지 않습니다. 해야 할 일은 끝이 없기 때문입니다.

우리의 시간과 집중력은 한정적인 자원입니다. 우리는 직장 생활에서 한계에 도달한다면 아무리 일을 오랫동안 열심히 한다고 하더라도 모든 요구사항을 충족할 수 없게 됩니다. 그렇게 되면 만나서 얘기해야 할 사람도, 해야 할 일들도, 이메일도 끝도 없이 쌓이게 될 것입니다.

많은 사람들이 이러한 실수를 반복하는 것은 일을 더 열심히 오래, 지혜롭게 일하는 것(실상이 어떠하든 간에) 언젠가는 할일 목록을 다 끝낼 수 있을 것이라는 쓸데없는 희망을 심어주기 때문입니다.

우선순위를 인지하는 것은 필요조건이지만 충분조건은 아닙니다. 정말로 중요한 다음 단계는 ‘선별하기’ 입니다. 의사들은 응급 상황에서 누구에게 즉각적인 치료가 필요하며, 누구는 기다릴 수 있고, 누구는 더 이상 도움이 필요 없으며, 누구는 살리기엔 너무 늦었는지 판단해야만 합니다. 우리에게 우선순위 정하기는 단순히 중요한 일들과 나중으로 미뤄도 되는 일에 초점을 맞추는 것이 아니라 중요도가 떨어지는 많은 일들을 적극적으로 무시하는 것을 의미합니다.

첫 번째 단계는 문제들을 재구성하는 것입니다. 꽉 찬 이메일함과 끝도 없는 할일 목록, 입구에서 실망에 찬 고객들을 쳐다보고 있는 것 등의 행동은 누가 봐도 도움이 안 되는 것들입니다. 위에서 언급한 것들이 언젠가 저 일들을 다 끝낼 수 있다는 희망을 주면서 우리에게 동기부여를 해 줄지도 모릅니다. 그렇지만 실상은 그렇지 않습니다. 저런 상황이라면 우리는 일이라는 전쟁에서 승리할 수 없고 거기서 어떤 의미도 찾을 수 없습니다. 왜냐하면 우리에게 직면한 일에서의 잠재적 요구들의 수준은 일을 얼마나 열심히 하든 간에 우리의 능력으로 감당할 수 없는 것이기 때문입니다. 그래서 이메일함과 할일 목록, 길게 늘어선 고객들은 당신의 시간과 관심을 원하는 사람들이라는 증거이며 이것이 당신이 성공적으로 일을 할 수 있는 사인입니다. 그리고 궁극적인 승리는 전략적으로 한 두 가지 일에서 승리하는 것이 아니라 당신의 일 전체라는 전쟁에서 승리하는 것입니다. 이메일함 전체를 비우는 것이 아니라 중요한 메시지만 남기고 지우는 것을 의미하고, 할일 목록을 모두 다 하는 것이 아니라 중요한 일들만을 목록화 하고 나머지는 무시하고, 찾아온 고객들을 모두 무시하는 것이 아니라, 꼭 만나야 하는 고객들만 선택하는 것을 의미합니다.

다음 단계는 잘못된 업무 도구를 사용하지 않는 것입니다. 우리는 ‘시간관리’ 와 ‘개인 생산성’에 엄청난 에너지를 소모합니다. 그리고 이러한 노력들이 전략적인 수준에서는 긍정적인 결과를 낳을지라도 가지치기하는 데에 있어서는 쓸모 없는 행동들이 되고 맙니다. 기억하십시오. 이것은 목록을 만드는 것이 아니라 할 일을 선별하는 것이고, 그 결과에 따라 실행하는 것입니다.

마지막으로 가지치기 할 때 감정적인 측면을 고려할 필요가 있습니다. 왜냐하면 이것은 단순한 인지 과정은 아니기 때문입니다.

적극적으로 어떤 일을 무시하고 사람들에게 아니오 라는 대답을 하는 것은 우리의 선택과 행동을 강력하게 반영해서 나타나는 감정의 산물이라고 할 수 있습니다. 이것은 일을 선별하는 것을 어렵게 만드는 이유입니다. 그리고 우리가 선별과정에서 감정이 반영되었음을 깨닫는 순간, 우리가 인지적인 상호작용으로 업무를 통제하는 노력은 방해 받게 됩니다.

이러한 과정은 지금 이순간에도 나타날 수 있습니다. 방금 전에 당신이 위에서 ‘하나도 중요하지 않은 사람’이라는 문장을 읽었을 때 당신은 약간 움찔했고 이 문장이 약간 당신을 냉정하게 만들었을지도 모릅니다. 저도 그랬으니까요. 그렇지만 이와 같은 반응은 왜 우리가 필요 없는 사람에게 시간과 노력을 쏟는지에 대해 보여주는 예시입니다. 효과적으로 일을 선별하는 것과 냉혈한이 되는 것은 정확한 경계선이 있습니다. 그리고 많은 사람들은 이 경계선을 넘을까 불안해하고 있습니다.

많은 일들을 잘 처리하기 위한 능력을 향상시키기 위해 효과적으로 일을 선별하는 것은 인간의 감정과 관련되어 있습니다. 남캘리포니아 대학교(USC)에 신경정신학자 안토니오 다마시오 씨의 책(http://www.amazon.com/Descartes-Error-Emotion-Reason-Human/dp/014303622X/)dms) 에서 “당시 처해진 상황을 중립적으로 보지 못하고 한쪽으로 치우치게 만들거나 의사결정에 도움을 주는 기억력 등을 사람의 감정이 방해함으로써 효과적인 의사결정을 약화시킨다”고 했습니다.

그리고 이러한 반응은 우리가 일을 선별할 때처럼 무시해야 할 대상을 선택하는 때는 우리의 감정을 모든 부분을 적극적으로 활용해야 합니다. 우리는 압도적인 요구에 직면하게 될 때, 불안, 초조, 분노 등의 감정을 느끼게 되지만 우리는 종종 이러한 감정표현을 했다는 것을 충분히 인지하지 못하거나 적절한 상황에서 감정을 잘 이용했다는 착각을 하기도 합니다. 이렇게 되면 자신도 의식하지 못하게 냉정하게 부정적으로 행동하게 됩니다. 그렇지만 대부분 경우, 특히 스트레스를 받았을 때는 이런 행동이 미치는 영향과 일에서의 요구를 맞추기 위해 최선의 선택을 할 기회를 놓쳤다는 것을 깨닫지 못하는 상황이 발생합니다.

감정조절을 능력을 개발하는 것은 어려운 일이지만, 아래의 단계를 따라 해 보는 것이 도움이 될 것입니다.

1. 감정의 중요성을 반영하는 심리 모델(http://www.edbatista.com/2011/12/corn-mazes-and-mental-models.html )을 만들고, 자기 스스로 합리적인 생각을 하고 의사결정 할 수 있는 역할이 될 수 있도록 한다.

2. 신체적인 건강으로 건강할 수 있도록 컨디션을 잘 유지하기. 꾸준한 운동과 충분한 수면은 지각능력과 감정 조절 능력을 증진시키는데 도움이 된다.

3. 심리적으로 집중할 수 있는 시간을 가지기. 명상, 일기 쓰기나 다른 자기 성찰의 시간을 가지는 것은 직관적으로 생각하고, 감각에 대한 감정을 정확하게 표현하고, 새로운 인식을 경험으로 바꿔주는데 도움이 될 뿐만 아니라, 우리 자신을 이해하는 데에도 도움이 된다.

4. 감정 표현을 다양한 단어로 한다. 우리가 느끼는 감정을 더 다양하고 풍부한 언어로 하는 것은 다른 사람뿐만 아니라 우리 자신을 이해하는 데에도 도움이 된다.

업무를 수행함에 있어서 선별하기의 목표는 불편함 속에서 편안함을 찾기 위함입니다. 복잡한 감정들을 잘 정리해 끝 없는 할일 목록과 이메일, 사람들을 정리하여 중요한 일에 더 집중하기 위해서 입니다. 상냥하지만, 단호하게 ‘아니오’ 라고 말해봅시다.

번역 | 정아린 (HBR포럼코리아, www.hbrkorea.org)

에드 바티스타(Ed Batista)

에드 바티스타는 임원 코칭 전문가이자, 스탠포드 경영대학원의 전임강사입니다. Edibatista.com에 정기적으로 코칭과 커리어 개발에 관한 글을 쓰고 있으며, 현재 셀프 코칭에 관련된 책을 쓰고 있습니다.

‘The Most ProductivePeople Know Who to Ignore’ → 원문 바로가기