하버드비즈니스리뷰

최근 매킨지 설문 조사에 따르면 응답한 기업들의 90%가 코로나19로 인해 원격근무와 출퇴근 방식을 얼마간 병행하겠다고 밝혔습니다. 이 새로운 모델은 직원들이 모여 회의하는 방식을 극적으로 변화시킬 것입니다. 회의실에서 직접 참가하는 사람과 원격으로 참가하는 사람이 뒤섞인 하이브리드 회의는 ‘뉴노멀’ 시대의 불가피한 일상이 될 것으로 보입니다.

수화기에 귀를 대고 소리를 들으려고 안간힘을 쓰거나, 할 말 좀 하려는데 딴 사람이 ‘맥을 끊어’ 묻히거나, 회의실의 동료들만 볼 수 있는 파워포인트 슬라이드 내용을 그저 어림짐작해야 하는 ‘콘퍼런스 콜’ 방식은 이제 바뀌어야 합니다.

최근 마이크로소프트의 CEO인 사티아 나델라(Satya Nadella)가 말한 표현을 빌려 우리는 ‘원격 참가자들도 항상 대접받는 기분으로 회의에 참여할 수 있는’ 방법을 소개하고자 합니다.

그러나 하이브리드 회의는 대면 회의나 화상회의보다 훨씬 더 복잡합니다. 망치기는 쉽고 잘하기는 어렵죠. 뭔가 하나만 잘못돼도 원격 참가자들을 제대로 대접하기 어려워지죠. 지난 1년 동안 기업들이 화상회의를 훌륭히 진행하는 방법을 터득했듯, 이제는 하이브리드 회의를 훌륭히 수행하는 방법도 배워야 할 때입니다.

저희는 지난 50년간 경영진과 이사들을 위해 회의를 설계하고 지원해 온 경력을 바탕으로 하이브리드 회의의 효과성을 더욱 높이기 위한 8가지 방법을 다음과 같이 정리해봤습니다.

1. 오디오 품질에 신경 쓰세요

원격 참가자들에게는 현재 발언 중인 사람이 누구이고, 회의실 상황은 어떤지 확인하는 것이 중요합니다. 그러나 실제로 더 중요한 건오디오 품질입니다. 하지만 원격 회의를 할 때 시각적 측면에는 많은 주의를 기울이는 반면 오디오는 마지막 순간까지도 간과하는 경우가 많죠. 코로나 이전에는 원격 참가자들이 "죄송하지만 스피커폰에 좀 더 가까이 대고 다시 말씀해 주시겠어요?"라고 말하는 일이 잦았습니다. 이제 그들은 줌에서 그렇듯 모든 말을 명확히 듣기를 기대합니다.

오디오 불량으로 혼선이 생기는 걸 방지하려면 원격 참가자들에게 소리를 잘 전달할 수 있는 고품질의 마이크가 갖춰져야 합니다. 만약 호텔 같은 외부 임시 장소에서 회의를 하거나 다채널 마이크를 사용할 수 없는 환경이라면 현장 참가자들이 휴대용 마이크를 사용하게함으로써 오디오 인풋을 보강하는 게 좋습니다.

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