하버드비즈니스리뷰

쓸데없는 회의 어떻게 피할까

도리 클락

회의 초대를 받는 순간 그 회의가 비생산적으로 진행될 것이라 알아차릴 수 있는 경우가 있다. ‘팀 업데이트’ 회의에서는 지난 일주일간 팀원들이 각각 무슨 일을 했는지 두 시간 내내 들어야 하는가 하면, ‘계획 수립’ 회의에서는 다른 부서에서 담당해야 하는 구체적 세부사항까지도 논의해야 한다. ‘브레인스토밍 세션’에서는 말 많은 사람들이 마구잡이로 쏟아내는 아이디어를 들어야 한다.

이런 비생산적 회의는 운 좋게 피할 수도 있지만 피하기가 진짜 어려울 때도 있다. 특히 상사나 주요 고객, 영향력 있는 동료가 초대를 한 경우에는 피하기 어렵다. 필자는 비생산적으로 진행될 것이 뻔한 회의를 빠져 나가거나, 그런 회의가 당신의 생산성과 일정 관리에 끼칠 피해를 최소화할 수 있는 다섯 가지 방법을 다음에 소개하고자 한다.

첫째, 회의의 종류별로 중요도를 분명히 따져봐야 한다. 내가 꼭 참석해야 하는 회의는 많지 않다. 가장 중요한 회의는 의사 결정을 해야 하는 회의다. 만약 팀에서 프로젝트A와 프로젝트B 중 하나를 선택해야 하는 상황이라면 그 결정을 이메일로 내릴 수는 없을 것이다. 모든 사람이 자기 관점을 공유하고, 우려사항을 논의해 힘을 모아 해결 방안을 함께 수립해야 한다. 이를 위해서는 직접 만나거나 적어도 원격 화상회의를 통해 회의하는 것이 최선이다.

회사나 팀의 전반적 전략 방향을 수립하는 회의도 참석할 필요성이 크다. 예컨대 ‘8월 1일 신제품을 출시한다’는 식으로 회의에서 구체적 의사결정이 내려지진 않을 수 있지만, 모두가 어떤 방향으로 나아가야 할지 단일한 시각을 개발할 수 있다. 프로젝트 킥오프 회의, 브레인스토밍 세션, 주요 단계별 확인 회의 등이 이런 종류에 해당된다. 브레인스토밍 세션에서는 어떤 아이디어가 올바른 방향이고 어떤 아이디어가 그렇지 않은지에 대한 대략적 감을 얻을 수 있다.

관계를 구축하려고 호의 때문에 회의에 참석하는 것은 부차적이지만 수용 가능한 목적이다. 회의 내용 자체는 지루하거나 불필요하더라도, 중요한 사람과 실제로 만나 시간을 함께 보내며 관계를 강화할 수 있다면 그 결과 자체는 나쁘지 않다. 하지만 무슨 수를 써서라도 반드시 피해야 하는 회의는 ‘업데이트 회의’다. 업데이트는 이메일로 회의의 10분의 1 정도의 시간만 들여도 충분히 진행할 수 있다.

둘째, 회의를 소집하기 어렵게 만들어라. 회의를 소집한 사람들은 당신을 초대하기가 쉬워도 너무 쉽다. 내가 코칭하는 임원 고객 중 한 명인 한 미디어회사 CEO는 계속해서 불필요한 회의에 끌려 다녔다. 모든 사람이 자신의 일정표를 공개하는 것이 그 회사의 문화였기 때문이다. 사람들은 그녀가 언제 시간이 되는지 알고 있었기 때문에 그녀 비서에게 회의에 참석해 달라고 요청하기가 쉬웠다. 나는 그녀에게 일정표를 ‘비공개’로 전환하고 비서에게 보다 꼼꼼하게 일정을 점검하는 절차를 거치도록 했다. 회의 참석을 위한 시간은 특정 업무에만 할애하도록 조언했다. 그 이후 그녀의 일정은 크게 바뀌었다.

셋째, 회의 소집자에게 당신의 시간과 관심을 얻기 전에 일종의 ‘숙제’를 하도록 만드는 것도 일정을 점검하는 좋은 방법이다. 이렇게 되면 정말 회의가 필요한 사람 외에는 회의 소집을 포기하게 될 것이다. 내가 코칭하는 CEO 고객은 회의 참석을 요청하는 사람은 누구든지 직접 혹은 비서를 통해 다음의 질문에 답하는 것을 표준 절차로 만들었다.

•정확한 회의 주제가 무엇인가?

•회의의 시간과 장소는?

•회의 소요시간은?

•회의 참석자는 누구 누구인가?

•회의에서 어떤 의사결정이 내려져야 하는가?

(이 질문을 통해 회의의 가치가 얼마나 높은지 쉽게 판단할 수 있다.)

•내가 회의에 참석해야 하는 이유가 구체적으로 무엇인가?

(회의 소집자에게 회의 이유를 분명하게 설명하게끔 만드는 질문이다. 만약 “상황 업데이트를 위해서”라는 대답이 돌아온다면 회의 후 회의록 공유를 통해 업데이트 받겠다고 대답하면 된다.)