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리더십 & 인사조직

리더에게 비서실장이 필요한 이유

댄 시암파(Dan Ciampa)
매거진
2020. 5-6월호
LEADERSHIP

리더에게 비서실장이 필요한 이유

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CEO가 제대로 일하려면 비서의 지원만으론 부족하다.

문제점
CEO는 벅찬 업무량을 감당해야 한다. 소중한 시간을 최대한 활용하려면, 올바를 정보를 제공받아 의사결정 속도를 높이고 위임한 프로젝트를 제대로 팔로업해야 한다 . 훌륭한 비서가 일정 관리와 행정업무 처리에 도움이 될 수는 있다. 하지만, 많은 CEO에겐 그 이상의 지원이 필요하다.

해결책
비서실장(COS)은 정치와 군 조직에서 처음 시작된 직책이다. 최근 자기 옆에 COS자리를 만드는 CEO들이 늘어나고 있다. 최고 수준의 COS는 교통정리자, 업무흐름 통합자, 소통자, 공정하고 진실된 의견을 제공하는 조언자, 속마음을 터놓고 나눌 수 있는 친구로서의 역할을 모두 수행한다.

실행방안
현재 조직이 직면한 과제와 CEO가 추진하려는 변화의 규모에 따라 어떤 레벨의 COS가 필요한지 정해야 한다.

변화의 사명을 띠고 새롭게 회사 경영을 맡은 CEO들은 대개 전략을 재정비하고 성공에 필요한 조직문화를 정립하는 데 많은 시간을 투자한다. 이런 선택은 다른 의사결정의 길잡이가 된다. 가령, 누가 임원이 되고, 그 리더들이 시간을 어디에 써야 하는지는 어떤 전략과 조직문화를 추구하느냐에 따라 달라진다.

그런데 새로운 CEO들의 관심 밖에 있지만, 그들의 역량을 좌우할 수 있는 핵심 요소가 있다. 바로, CEO 사무실의 일상 운영을 뒷받침하는 행정 시스템이다. 이 시스템은 리더가 가지고 있는 한정된 시간을 최대한 활용하고, 의사결정 과정에서 정보를 적시에 제공받으며, 일일이 확인하지 않아도 확실하게 팔로업이 이뤄지도록 한다.

새로 부임한 CEO들은 기존 시스템을 바탕으로 업무를 시작하게 마련이다. 자기 성향이나 추진해야 하는 변화 어젠다에 적합하지 않더라도 울며 겨자 먹기로 기존 시스템에 의존하는 경우가 많다. 하지만, CEO의 성공을 위한 시스템 개선은 충분히 가능하며, 이때 비서실장(COS•Chief of Staff)1이 핵심 역할을 담당할 수 있다.

필자는 25년간 경영자문회사와 IT기업에 몸담았다. 그중 회장과 CEO로서 회사를 이끌었던 12년 동안 COS를 곁에 두고 일했다. 필자는 또 다른 회사의 고문이나 사외이사로 일하면서 수십 명의 임원들에게 COS 자리를 만들도록 권했다. COS를 채용하고 그 직무를 체계화하는 데 필자가 도움을 준 경우도 있었다.

COS의 직무는 CEO마다 필요에 맞게 설계해야 한다. 그렇더라도, COS라면 공통적으로 수행해야 하는 몇 가지 중요 업무가 있다. 이 업무들은 모두 시간 관리와 정보 흐름, 의사결정 프로세스를 더 효과적으로 만드는 데 초점을 둔다. 미국 뉴저지 주의 최대 보험사인 호라이즌 블루크로스 블루실드Horizon Blue Cross Blue Shield 의 부사장이자 COS인 패트릭 애일워드Patrick Aylward는 본인의 역할을 다섯 가지로 정리한다. (1)CEO와 임원진 사이의 교통정리, (2)사일로 현상으로 파편화될 수 있는 업무흐름의 통합, (3)경영진과 조직 전체를 연결하는 소통, (4)리더가 이해관계를 떠나 폭넓은 견해를 필요로 할 때 공정하고 진실된 의견을 제공하는 조언자, (5)조직의 어젠다가 아니더라도 속마음을 터놓고 나눌 수 있는 친구.

애일워드는 “CEO와 상대하는 다른 임원들은 보통 자기 분야를 돋보이게 강조하지만, 좋은 COS라면 조직 전체의 니즈를 고려할 수 있어야 한다”고 조언한다.

일 잘하는 COS는 CEO가 사내 정책을 수립하도록 돕고, 그렇게 만든 정책이 실제 실행되도록 후속 단계를 챙긴다. 또한 이들은 발생 가능한 문제를 예상해 대비하며, 특히 정치력이 필요한 이슈를 섬세하게 다룬다. CEO가 인식하지 못하는 정치적 허점을 짚어줌으로써 제2의 눈과 귀가 돼주기도 한다. 회사에 새로 부임하는 CEO에겐 이런 역할을 해줄 사람이 꼭 필요하다. COS가 CEO의 묵시적인 승인하에 움직인다는 사실은 중요하다. 그들에게 겸손과 성숙, 상황에 대한 센스가 필요한 이유다.

COS는 일반적으로 우리가 알고 있는 비서와 역할이 매우 다르다. 비서와 달리 COS는 자율적으로 일한다. 리더의 통상적인 커뮤니케이션을 처리하지도 않고, CEO 스케줄을 관리하는 것이 주 업무도 아니다. 최고 레벨의 COS는 최고경영진에 해당하는 직책이나 연봉 없이도 시니어 리더 집단의 일원으로 대접받아야 한다.

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