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자기계발

PPT에서 차트 효과 극대화하는 7가지 비법

조엘 슈월츠버그(Joel Schwartzberg)
디지털
2020. 4. 13.
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요즘에는 정보를 그럴듯하게 포장하고 왜곡할 수 있는 방법들이 많죠. 그래서 프레젠테이션을 진짜로 잘하려면 단순히 좋은 아이디어를 전달하는 것 이상의 노력이 필요합니다. 즉, 신뢰할 만한 데이터로 그 아이디어를 뒷받침할 수 있어야 합니다. 고객사를 상대로 발표하는 기업 임원, 서비스를 팔고자 하는 영업사원, 직원들에게 변화를 요구하는 CEO…. 이런 분들 모두에게 해당하는 말입니다. 나의 주장을 효과적으로 전달하려면 믿을 수 있는 데이터를 함께 제시해야 합니다.

연구원 겸 컨설턴트인 알렉산드라 새뮤얼은 이렇게 말합니다. “전문가라면 데이터 중심의 프레젠테이션을 기획하고 발표하는 능력을 꼭 갖춰야 합니다. 숫자가 함께 제시될 때 훨씬 더 설득력 있게 들리는 경우가 많거든요.”

그게 별로 어려울 게 없다며 대수롭지 않게 말할 수도 있겠죠. PPT 한쪽엔 막대그래프를, 다른 쪽엔 원그래프를 넣으면 되는 거 아닌가요?

하지만 데이터를 보여주는 것만으로는 부족합니다. 훌륭한 프레젠테이션에는 데이터가 포함돼 있기 마련이지만 데이터가 존재한다고 해서 꼭 훌륭한 프레젠테이션이 되는 건 아니니까요. 발표자에게 힘을 실어주는 것은 데이터의 존재 여부가 아닙니다. 바로 그 데이터를 어떻게 보여주느냐가 중요합니다.

파워포인트, 프레지(Prezi), 캔바(Canva), 비즈메(Visme), 하이쿠 데크(Haiku Deck)…. 그 외 그 의미조차 알 수 없는 이름들이 붙은 기술 플랫폼이 널려 있는 세상에서 데이터 시각화는 쉽고 간단한 일처럼 보일 수도 있습니다. 그런데 콘퍼런스에서 강연자가 차트를 보면서 이런 말 하는 것 보신 적 있지 않으세요? “음… 잘 보이실지 모르겠지만… 이 차트가 보여주고 있는 것은….” 이런 말 들어보신 분 손 한번 들어보세요. 최악의 차트는 눈에 안 보이는 차트입니다. 아무리 잘 만든들 눈에 안 보이는데 무슨 소용이 있을까요?

데이터를 어떻게 보여주느냐에 따라 프레젠테이션 효과가 두 배로 높아질 수 있고 반대로 효과가 팍 줄어들 수도 있습니다. 그럼, 이제 데이터가 프레젠테이션을 살려줄 수 있는 7가지 방법을 알려드리겠습니다.

1) 데이터가 잘 보이는지 확인하자

당연한 말처럼 들릴지 모르지만 프레젠테이션 슬라이드를 코앞에 두고 작업을 하다 보면 가끔 생각지 못한 실수를 범하기도 합니다. 노트북으로는 알아보기 쉬운 내용도 스크린상에서는 가독성이 크게 떨어질 수 있습니다. 청중이 그 내용을 제대로 볼 수 없다면 이해하기도 어렵겠죠.

읽고 보기 힘든 숫자와 차트를 겸연쩍게 설명해야 하는 상황을 피하기 위해서는 청중이 실제로 착석할 자리에 동료들을 앉혀 놓고 프레젠테이션 리허설을 해봐야 합니다. 동료들에게 “이 차트가 잘 보이나요?”라고 물어 가며 확인하세요. “잘 보입니다”라는 확답이 없을 경우엔 더 잘 보이도록 수정해야 합니다.

2) 데이터의 핵심에 집중하자

발표자가 원더우먼이라면 데이터는 원더우먼이 들고 다니는 마법의 올가미입니다. 즉, 데이터가 발표자의 힘을 강화시켜 줄 도구인 것은 맞지만 그 도구를 시의적절하게 활용하기 전까지는 무용지물이란 얘기죠. 데이터를 읽고 이해해야 하는 부담을 청중에게 떠넘겨서는 안 됩니다. 발표자가 전하고자 하는 핵심 내용을 데이터가 어떻게 뒷받침하고 있는지 설명하는 일은 발표자의 몫입니다. 청중의 몫이 아닙니다.

프레젠테이션 디자인 전문가인 낸시 두아르테(Nancy Duarte)는 이렇게 말합니다. “데이터가 들어간 PPT 슬라이드는 사실 그 데이터를 보여주기 위한 도구가 아닙니다. 그 데이터가 담고 있는 ‘의미’를 전달하기 위한 도구죠. 다음 슬라이드로 넘어가기 전에 제시된 데이터의 의미를 명확하게 전달하는 건 순전히 발표자의 책임이죠. 데이터가 의미하는 바를 제대로 설명하지 못한다면 청중을 내 뜻대로 설득시키지도 못하고 내용을 이해시키기조차 어려울 겁니다.”

전달하고자 하는 요점과 그 요점을 뒷받침하는 데이터를 연결 지어 설명할 때에는 다음과 같이 서로 명확하고 자연스럽게 이어지도록 해야 합니다.
- 이 데이터는 …을 보여줍니다.
- 이 차트는 …을 분명히 보여줍니다.
- 이 숫자들이 …을 입증해 줍니다.
이렇듯 프레젠테이션의 핵심 내용과 데이터가 명확하고 자연스럽게 연결돼야 합니다. 이것은 프레젠테이션에서 마지막을 장식할 결론을 어떻게 쓰느냐 만큼이나 중요한 사항입니다. 마지막까지 청중의 관심이 흩어지지 않도록 할 수 있기 때문이죠.

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