오늘날 지식 노동자들은 놀라울 정도로 많은 회의에 참석하는데 사실 그중 상당수는 시간 낭비다. 마이크로소프트의 최근 연구에 따르면 비효율적인 회의는 생산성을 저해하는 가장 큰 장애물로 직원의 68%가 근무시간 중 온전히 집중할 수 있는 시간이 충분하지 않다고 답했다. 또 다른 연구에 따르면 전체 회의 중 3분의 1은 불필요한 회의일 가능성이 높다. 이 문제는 직원들이 생산성과 참여도에 부정적인 영향을 미치며 수백억 달러의 비용이 낭비되고 있는 것으로 추정된다.
팬데믹 이전에도 회의의 비효율성은 문제였지만 갑작스런 원격 근무와 이에 따른 가상 협업virtual collaboration으로의 전환은 이 문제를 급격히 악화시켰다. 그러나 유익한 부수 효과도 있었다. 대면 회의와 달리 가상 회의는 많은 데이터를 남긴다는 것이다. 가상 회의에 대한 다양한 데이터는 회의의 생산성과 참여도, 유지율에 이르기까지 여러 의미 있는 통찰을 담고 있으며 여기에서 얻은 결과를 유익하게 활용할 수도 있다. 특히 회의 문화를 개선하고자 하는 조직에 이 데이터는 무척 가치 있지만 아직 충분히 활용하지 못하고 있다.
가상 협업을 위한 모니터링 및 분석 플랫폼 비욥타Vyopta는 기업들이 회의 관련 데이터를 활용해 가치를 실현할 수 있도록 지원하고 있다. 또한 대규모 데이터세트를 활용해 정기적으로 글로벌 가상 협업 지표를 분석해 벤치마크를 설정하고 중요한 트렌드를 파악하고 있다. 이 글에서는 비욥타의 최근 분석에서 얻은 주요 인사이트를 다루고 관련 데이터를 활용해 회의를 개선한 사례를 소개하고자 한다.
오늘날 회의의 모습
이번 분석에서는 11개 조직에서 45만 명 이상의 직원이 참여한 4000만 건 이상의 회의를 평가했다. 비교를 위해 2022년 1분기와 2023년 1분기에 6주 간격으로 두 차례 스냅숏으로 데이터를 수집해 표본을 추출했다. 데이터는 마이크로소프트의 팀즈, 시스코의 웹엑스, 줌과 같은 온라인 플랫폼으로 진행된 원격 또는 하이브리드 회의에서 수집했다. 완전히 대면으로 진행된 회의는 제외됐다. 이 글에서는 원격 및 하이브리드 회의를 ‘회의meeting’라고 지칭한다.
