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인사조직

워크숍도 온라인으로 할 수 있다?!

밥 프리슈(Bob Frisch),캐리 그린(Cary Greene),댄 프라거(Dan Prager)
디지털
2020. 4. 17.
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요즘 같은 팬데믹 시대에 워크숍이란 단어는 꺼내기조차 힘들죠? 사회적 거리 두기 권고 사항과 여행 통제 지침을 지키면서 사람들을 한곳에 모이게 하는 일은 불가능에 가깝습니다. 아마 많은 기업이 전화 회의, 화상회의로 대신할 수 없는 이벤트는 연기하거나 취소했을 겁니다. 하지만 워크숍을 통해서만 논의가 가능한 주제를 언제까지 무기한으로 미룰 순 없습니다. 중요한 업무들을 온라인으로 처리하고 있는 것처럼 우리는 오프라인 워크숍을 온라인으로 진행하는 방법도 찾아야 합니다.

우선 온라인 워크숍을 효과적으로 운영하려면 주제의 적절함, 사전 정보의 숙지, 참석자 선정, 결정 사항 기록 및 이행 과제 구체화 등 회의의 기본 원칙을 충실히 지켜야 합니다. 그리고 워크숍의 특징에 맞게 추가 사항을 준비하면 됩니다. 저희가 이미 기고한 HBR 아티클 “Offsites That Work”을 포함해 여러 곳에서 관련 자료를 찾을 수 있습니다. 게다가 효율적인 온라인 회의를 위한 노하우로 저희가 포스팅한 글도 참고하면 되겠습니다.

그런데 온라인 워크숍이란 형태는 불과 몇 주 전부터 활성화되기 시작해서 사례가 매우 극소수에 불과합니다. 전례를 찾기 힘들어서 온라인 워크숍을 급히 준비하는 기획자들이 더 큰 어려움을 겪고 있습니다. 다음에서 저희가 수십 년간 축적한 온-오프라인 워크숍의 운영 노하우를 공유하면서 여러분이 온라인에서도 워크숍을 효율적으로 진행할 수 있도록 도와드리겠습니다.


온라인 워크숍 준비하기
모든 워크숍이 그렇듯이 사전 준비는 매우 중요합니다. 특히 온라인 워크숍을 위한 사전 준비 5가지 단계를 알려드립니다:

1. 참석자들에게 필요한 도구를 미리 제공한다. 매뉴얼을 배포하거나 시작 전 설명을 하는 등 소프트웨어와 영상 기기를 설치하는 방법을 참석자들에게 안내하기 바랍니다. 저희가 진행한 프로젝트 중 어떤 워크숍에서는 참석자들에게 웹캠과 모니터를 추가로 제공해서 한 모니터에서는 참석자들의 얼굴을 띄우고 다른 모니터에서 설명자료를 띄웠습니다.

2. 모든 참석자가 사용법을 숙지했는지 확인한다. 워크숍에 사용될 기능과 기기들을 참석자들이 충분히 연습할 수 있는 기회를 마련합니다. 화상회의 애플리케이션 줌Zoom은 ‘대기실lobby’ 방을 제공해 참석자들이 ‘손 들기raise hands’나 채팅 기능을 연습하게 합니다.

3. 워크숍의 진행 순서를 세밀하게 계획하고 예행 연습한다. 워크숍을 기획할 때 섹션별 목표를 정하고, 수행 활동을 기획한 뒤 소프트웨어가 구현할 수 있는 부분을 확인합니다. 기술 이해도가 낮은 참가자를 배려해 수행 활동은 가능한 단순하게 준비하는 것이 좋습니다. 회의 진행자와 사회자는 각 모듈을 계획에 따라 연습해야 합니다. 기술적 문제가 발생하면 즉흥적으로 대처하기 힘들기 때문에 플랜 B와 플랜 C를 반드시 준비해야 합니다.

4. 역할을 명확하게 정의한다. 영화를 제작하듯 워크숍을 진행할 때 각자의 역할이 명확해야 합니다. 주제별 사회자가 누구인지? 공통 화면, 대화창 모니터링, 발언권 제어 등을 관리할 사람은 누구인지? 기술적 오류 발생시 담당자는 누구인지? 사회자 쪽에서 오류가 발생하면 누가 대신할 것인지 명확하게 정의합니다.

5. 필요 시, 회의 규모를 제한한다. 일반적인 워크숍을 준비할 때에 흔히 저지르는 실수가 너무 많은 참석자를 초대하는 것입니다. 물리적 제약이나 비용 제한이 없는 온라인 워크숍은 많은 참석자에게 링크 보내기가 매우 쉽기 때문에 주의를 기울이지 않으면 짜임새 있는 회의가 아닌 마을 잔치가 되는 수가 있습니다. 워크숍의 범위와 목표에 따라 참석할 사람을 정해야 합니다.

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