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인사조직

쏟아지는 미팅, 어떻게 효과적으로 할까?

디지털
2022. 11. 24.
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미팅이 완전히 망가졌다. 2020년 온라인 근무로 전환되면서 문제가 생기기 시작했다. 점차 사무실로 복귀하고 있지만 여전히 문제가 해결되지 않는다. 동료들과의 모든 상호작용은 화상회의로 바뀌었다. 우리의 시간은 일종의 테트리스 게임처럼 짜 맞춰지고 있다. 이 회의, 저 회의에 시간을 맞춰 다 참석할 수 있을까? 요일마다 회의를 지정하는 회사 정책 때문에 테트리스 게임은 더욱 복잡해졌다.

분산 근무와 하이브리드 근무 조직들의 성공을 도우면서 필자는 출근한 직원들이 텅 빈 사무실에서 혼자 일하거나 전화 통화나 화상회의에만 종일 시간을 쏟는 모습을 보곤 한다. 분산 근무와 하이브리드 근무는 이제 유연함이 아닌 새로운 제약으로 느껴진다. 우리가 원했던 관계 구축에 오히려 방해만 된다.

더 나은 방법이 있다. 언제 어디서 만나는지에 초점을 맞추는 대신, 왜 만나는지에서부터 시작해야 한다. 관계를 다시 구축하고 복잡한 협업을 강화하도록 도와 달라는 요청을 받으면 필자는 기본적인 조언부터 시작한다. 근무 장소가 사무실인지 집인지가 아닌, 3가지 종류의 모임과 각각에 맞는 최적의 조건을 고민해야 한다고 말이다.

3가지 종류의 모임

왜 미팅이 아니라 ‘모임’이라고 말할까? 이름은 목적을 보여준다. 미팅은 콘퍼런스 테이블 또는 이에 상응하는 온라인 공간에서 심각한 의제를 가지고 진행되는 회의처럼 느껴진다. 반면 모임은 해야 할 일 목록의 항목들을 점검하고자 정해진 시간에 함께 모여 다양한 목적으로 아이디어를 내는 일처럼 느껴진다.

거래형 모임은 업무를 진행하게 한다. 관계형 모임은 연결을 강화한다. 그리고 적응형 모임은 복잡하거나 민감한 주제를 다루는 데 도움이 된다. 온라인으로는 거래형 모임을 진행하기가 쉬워 관계형 모임과 적응형 모임이 상대적으로 줄어들었다. 팬데믹 이전부터 각각의 모임에 모두 나름의 문제점이 있었던 만큼 지금은 오히려 이러한 모임을 재도입하고 재설계하기 좋은 시기다. 3가지 각각에 대한 최상의 조건을 살펴보자. 필자는 분산 근무와 하이브리드 근무 환경에 중점을 두지만 아래 교훈은 모든 조직에 적용된다.

1. 거래형 모임

거래형 모임은 업무를 처리하기 위한 목적을 지닌다. 예로는 일일 스탠드업 모임, 주간 판매 업데이트, 계획 수립 미팅 등이 있다. 성공적인 모임을 위해서는 3가지가 필요하다.

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