하버드비즈니스리뷰

우리는 직장과 세상에 과하게 연결돼 있다. 직원들은 어지러울 만큼 다양한 협업에 묶여 있다. 인스턴트 메시지, 이메일, 회의와 같은 업무의 협업에 쓰는 시간은 지난 12년 동안 약 50%나 증가했다.

이런 ‘초협업(hyper-collaborative)’ 작업 방식은 혁신과 의사결정 속도를 빠르게 하고, 시장 대응 능력을 높였다는 장점이 있다. 하지만 그로 인해 소리 없는 대가를 치르고 있다. 직원들이 업무적인 협업 요구에 허덕이고 있다는 점이다. 직원들은 해야 할 일이 너무 많아 번아웃되고 있다. 혁신을 창출하는 '가교적 (bridging)' 연결은 감소하고 직원 이탈은 증가하고 있다. 주로 가장 많은 사람과 연결된 사람들이 떠나는 경우가 많아서, 그 사람들과 네트워크로 연결돼 있던 사람들의 생산성이 떨어지는 파급효과를 낳는다.

전체적인 업무량이 문제가 아니다. 직원들이 업무적인 협업을 너무 많이 해야 한다는 점이 문제다. 대부분 조직에서는 업무의 협업 발자국(footprint)이 제대로 관리되지 못하고 있다. 필자들이 연구한 한 제약 회사는 직원들의 일정표에 있는 모든 회의 중 절반이 또 다른 회의 일정과 겹친다.

협업으로 인한 피해는 더 크다. 최근 연구에 따르면 포천지 선정 500대 기업 3곳의 직원들은 하루 평균 1200회 이상 사용 중인 앱을 바꿔댔다. 결과적으로 시간이 조각조각 증발했다. 더군다나 그 과정에서 유발된 미세한 스트레스가 몇 날 몇 주에 걸쳐 누적되는 심각한 결과를 초래했다.

협업 과부하 비용을 줄이는 일은 꽤 분석이 필요한 과제다. 리더는 재정 비용을 소수점 둘째 자리까지도 추적할 수 있다. 그러면서도 사람들이 매주 어떻게 대부분 시간을 협업에 사용하는지 감도 못 잡는 경우가 많다. 일반적으로 관리자는 재정 예산을 초과해 지출하지 않는다. 하지만 직원들에게는 모든 형태의 업무에 대한 광범위한 협업을 빈번하게 요구하며 혹사하고 있다. 그리고 그로 인해 치르고 있는 대가도 제대로 이해하지 못하고 있다.

협업 인텔리전스의 시급한 필요성

필자들은 기업이 늘어나는 업무 과제를 해결할 수 있도록 지원하는 아사나(Asana)의 싱크탱크 워크이노베이션랩 (The Work Innovation Lab)에서 연구를 진행했다. 협업 과부하 방지를 위한 다양한 전략의 효과를 평가하기 위해서다. 우리는 연구에 참여한 아사나 직원들을 위해 '협업 인텔리전스' 대시보드를 만들어 아래와 같이 일일 주요 협업 지표를 표시했다.

1. 다른 사람과의 협업을 제안한 횟수
2. 다른 사람이 먼저 협업을 제안한 횟수
3. 함께 협업한 팀 수

위의 세 가지 측정 기준을 각각 동료들과 비교해 측정했다. 우리는 참가자를 무작위로 세 집단으로 나눴다. 모든 집단은 화요일부터 금요일까지 2주간 매일 일지를 작성하면서 새로운 협업 인텔리전스를 평가해 달라는 요청을 받았다. 첫 번째 집단은 일일 일지만 작성했다. 두 번째 집단은 매일 상위 3~5개의 우선순위를 작성하는 ‘개인 우선순위 지정 활동’을 요청했다. 그리고 세 번째 집단은 직장에서 두 명의 이해관계자에게 자신의 우선순위를 알려주는 ‘집단 우선순위 지정 활동’을 완료했다.

필자들의 연구 설계는 ‘우선순위 과부하’가 팀 성공의 가장 큰 방해 요인임을 보여줬던 앞선 연구에 근거를 둔다. 필자들이 조사한 조직에서는 직원의 49%가 우선순위 과부하를 경험하고 있었다. 직원들은 너무 많은 외부 이해관계자로부터 상충하는 요구사항을 충족시키기 위해 과도한 목표를 세우며 무리하고 있었다. 우선순위 과부하로 인해 근로자는 자신의 최고 우선순위나 자신이 책임지고 도출해야 하는 결과물을 간과한다. 귀한 시간을 중요하지 않은 업무에 참여하면서 협업 과부하에 빠지게 된다.

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