하버드비즈니스리뷰

올리브 오일, 바나나, 냅킨 등의 물건이 떨어졌을 때 마다 당신은 본능적으로 하던 일을 모두 멈추고 곧장 슈퍼마켓으로 뛰어 갈 것입니다. 그렇게 한다면 얼마나 많은 시간을 낭비하게 되고, 얼마나 많은 시간을 가스레인지 앞에서 소비하게 되고, 그래서 당신의 생산성은 얼마나 떨어지게 될까요?

우리 모두는 이러한 접근이 비효율적이라는 것을 알고 있습니다. 하지만 놀랍게도 우리는 일을 할 때도 종종 이런 식으로 시간을 낭비하곤 합니다.

우리가 쇼핑 리스트를 작성하고 슈퍼마켓에서 물건을 찾기 위해 돌아다니는 시간을 최소화하려는 이유는 우리가 매번 슈퍼마켓에서 예상하지 못한 욕구를 충족하기 위해 시간을 낭비한다는 것을 알고 있기 때문입니다. 그렇지만 우리가 슈퍼마켓에서 물건을 사러 돌아다니는 시간과 심리적인 욕구를 충족하기 위해 이것저것 다른 행동들을 하는 인지적인 손실이 얼마나 발생되는지 잘 모른다는 것입니다.

이메일을 보면서 보고서를 읽고 프레젠테이션을 만드는 것처럼 한 가지 업무에서 다른 업무로 주의를 전환하는 행동은 집중을 방해하고 일을 초점을 흐리게 합니다. 매번 처음에 하던 업무로 돌아오기 위해서는 소중한 인지 자원(Cognitive resources)이 소비됩니다. 모든 전환 비용은 이때 추가되게 되는 것입니다. 한 연구에 따르면 우리가 깊게 한가지 활동에 집중하고 있을 때 사소한 방해 요소도 엄청난 영향을 준다는 것을 보여주고 있습니다. 캘리포니아 어바인 대학교(University of California-Irvine)의 연구(http://www.ics.uci.edu/~gmark/CHI2005.pdf)에 따르면, 어떤 방해요소로부터 원래 하고 있던 작업으로 집중을 전환하는데 평균적으로 20분이 걸린다고 합니다.

많은 연구(https://www.apa.org/research/action/multitask.aspx)가 보여주듯이 멀티태스킹은 속설에 불과합니다. 우리가 하고 있는 멀티태스킹에 대해 더 정확한 정의를 내리자면, 멀티태스킹은 정확성을 떨어뜨리고 우리의 정신적인 에너지를 소모하면서 여러 가지 업무들 사이에서 얼마나 빨리 업무를 바꾸고 적응하느냐에 대한 것 입니다. 그리고 그 결과는 놀랍게도 심각합니다. 런던대학교(University of London)에서 실시한 한 실험(http://www.cnn.com/2005/WORLD/europe/04/22/text.iq/)은 이메일이나 문자 메시지와 같은 것으로 일이 방해될 때 IQ가 10 정도 감소한다는 것을 보여주었습니다.

문제는 멀티태스킹이 즐겁다는 사실입니다. 이것은 당신의 호기심을 충족시켜주기에 충분합니다. 이메일, 트윗, 문자메시지 다음에 무엇이 기다리고 있을지 누가 알까요? 이것들이 일시적인 만족감을 줄 수도 있습니다. 그렇지만 방해요소에 굴하지 않고 하던 업무에 집중하는 것에는 절제력과 정신적인 노력이 요구됩니다.

우리가 매번 우리의 집중을 전환하는 것은 마치 상점을 돌아다니는 것과 같습니다. 창의력 전문가 토드 헨리(Todd Henry)씨는 이것을 '업무 전환 벌금'이라고 정의 내렸습니다. 우리는 고차원적인 일을 할 수 있는 능력을 감소시킬 때 정신적 벌금(Mental Tax)을 내야 한다는 것입니다.

그렇다면 우리는 어떻게 해야 할까요?

한가지 방법은 업무 환경을 유혹으로부터 멀리하는 것 입니다. 이메일 프로그램을 닫고, 전화를 무음모드로 전환하는 것이 예시가 될 수 있습니다. 당신이 정신적으로 멀티태스킹의 유혹을 뿌리치기가 어려울 때는 이렇게 하는 것이 힘들 수 있습니다. 이 방법을 당신의 업무시간 내내 할 필요는 없습니다. 적어도 30분 정도 당신의 생산성을 집중해야 될 때만 하면 됩니다.

우리가 일반적인 상황에서 고려할 수 있는 다른 대안은 제과점에서 식욕을 억제하는 것 같은 극한 상황에서 집중력의 중요성을 인지하는 것입니다. 우리는 유혹을 이겨내기 위한 의지를 발휘할 수 있습니다. 그렇지만 이렇게 하는 것은 한정된 능력을 사용한다는 점에 있어 상당한 노력이 요구된다고 할 수 있습니다.

또 다른 가치 있는 접근은 업무를 전환하는 시간을 최소화 하기 위해 비슷한 업무를 모아서 하는 것입니다. 전화업무, 회의, 이메일, 기타 사무 업무 등을 흩어 놓는 대신에 관련된 업무를 그룹으로 묶어 업무 전환으로 발생하는 손실을 적게 하는 것입니다. 그 다음에 보고서, 메모, 서류 등을 읽는 일은 하고 그 다음에는 예정된 미팅에 참석하는 것입니다. 기타 사무 업무는 리스트를 만들어 일주일에 한번에 몰아서 처리하도록 합니다. 만약 가능하다면 매 순간 이메일을 확인하고 답장하는 대신에 8:30, 12:00, 4:30 과 같이 하루에 2~3번 미리 지정해 놓은 시간에 확인하고 처리할 수 있습니다.

일부 직업은 멀티태스킹이 불가피 할 수 있습니다. 어떤 사람들은 고객, 동료, 상사와 계속 커뮤니케이션을 할 필요가 있을 수도 있습니다. 그렇지만 방해요소를 제한하는 것이 양자택일의 문제가 아니라는 것을 알게 되는 것 만으로도 가치 있는 일입니다. 작은 변화라도 큰 차이를 만들 수 있습니다.

기억하십시오: 당신의 인지 자원을 보호하는 것은 당신의 몫입니다. 당신이 하루 중 업무를 전환하는 시간을 절약할 수록, 중요한 일을 수행하기 위한 당신의 정신적인 능력은 극대화 될 것입니다.

번역 ｜ 정아린(HBR포럼코리아, www.hbrkorea.org)

론 프리드먼 (Ron Friedman)

론 프리드먼은 리더를 위한 Ignite80의 설립자이며, 『The Best Place to Work: The Art and Science of Creating an Extraordinary Workplace』의 저자입니다.

‘The Costof Continuously Checking Email’ →원문 바로 가기