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자기계발

넘쳐서 읽지도 못하는 이메일함? 역지사지가 답

디지털
2021. 4. 15.
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우리는 모두가 이룰 수 없는 꿈을 좇고 있습니다. 이메일 받은 편지함이 깔끔하고, 최신이며, 비어 있는 꿈 말이죠. 하지만 인정합시다. 받은 편지함에 새 편지가 하나도 없 하는 건 어렵고, 때론 불가능하다는 걸요. 아무리 많은 하위 폴더를 생성해도, 또 수없이 많은 뉴스레터의 구독을 취소해도 메일은 도착하고, 수면 아래 강한 역류가 우리를 물살 아래로 끌어내리죠.

개인 수신함만 관리하려는 본능적 행동으로는 부족합니다. 이제 이메일을 다루는 방식 자체를 달리해야 할 때입니다. 비결은 여러분 자신의 메일함보다 타인의 메일 수신함을 보호하는 데 중점을 두는 겁니다. 이렇게 순서를 뒤바꾸는 게 직관적으로는 맞지 않게 생각될 수 있습니다. 하지만 이 방식은 효과가 있습니다. 그리고 모든 사람이 그렇게 하면, 소위 ‘배려하는 이메일 문화’가 만들어집니다. 모두가 힘을 합해 오고 가는 이메일 양을 줄이는 거죠. 초점을 바꿔서 서로를 우선으로 생각해야 합니다.

기본 이메일 에티켓

동료의 메일 수신함을 보호하는 건 기본을 제대로 지키는 것에서 시작됩니다. 한번 살펴볼까요.

- 전송 버튼을 누르기 전에 수신자 목록을 집중해서 잘 선택하세요. 정말 그 사람들 모두가 목록에 있어야 하나요? 불필요한 사람은 삭제하세요. 나중에 언제든 추가할 수 있답니다.

- 메일은 간결하고 체계적으로 쓰세요. 모든 전달 내용은 명확하고 구체적이어야 합니다. 질문이 무엇이고, 승인이 필요한 요청은 무엇이며, 전달하고 싶은 정보가 뭔지 말입니다.

- 상황 인식이 필요합니다. 이렇게 묻는 거죠. 이 대화를 정말 이메일로 할 필요가 있나? 전화나 비디오 콜로 하면 안 될까? 다음 번 일상 대화나 정기 회의까지 연기할 수 있는 메일도 많습니다.

이런 기본 규칙을 반드시 지키는 가운데 세 가지 전략적 습관을 더하면 여러분 팀은 배려하는 이메일 문화를 조성할 수 있습니다. 그건 바로 숨은 참조, 적절한 타이밍, 그리고 플러그인입니다.

숨은 참조를 활용하세요

숨은 참조는 완전히 간과되고 있는 기능입니다. 그런 게 있다는 걸 알면서도 어떻게, 또는 언제 써야 할지는 모르고 있죠. 사실 그룹 메일을 보낼 때 숨은 참조는 자주 사용될 수 있고, 사용돼야만 합니다. 수신자들이 서로 직접 의사소통할 필요가 없는 모든 메일에 숨은 참조를 사용하세요. 그러면 대화가 불필요하게 확장되거나 주제를 벗어날 가능성이 없어집니다. 단체로 논의해야 할 일이 있다면 회의를 여는 게 더 좋은 방법입니다.

숨은 참조 사용법을 이해하려면 그걸 사용하지 ‘않는’ 법을 먼저 이해하는 게 중요합니다. 숨은 참조 수신자는 그 메일의 일반 수신자에게 보이지 않기 때문에 숨은 참조에 대한 평판은 엇갈립니다. 비밀 대화나 은밀한 모니터링을 가능하게 하는 방법으로 여기기 쉽죠. 이런 관행은 추천하지 않습니다. 이런 방식은 비전문적이고, 무례하고, 불공평하다고 생각합니다. 게다가 팀에 대한 신뢰를 빠르게 무너뜨릴 수 있습니다.

따라서 누가 이 메일을 받는지 메일 본문에 언제나 명확하게 밝히는 게 반드시 필요합니다. 그 사람들이 숨은 참조에 있더라도 말이죠. 예를 들어, “데이비드 M.과 비벌리J. 에게”, 또는 “운영팀 모두 안녕하세요”라는 말을 메일 첫머리에 쓰고 이 당사자들을 모두 숨은 참조에 넣는 겁니다. 이런 투명성은 신뢰와 명확성, 심리적 안정감을 만들어냅니다. 또 자신의 이메일 주소가 공유되길 원치 않는 수신자를 보호하죠.

또한 숨은 참조를 사용하면 모두의 수신함을 빠르게 어지럽힐 ‘모두에게 회신’ 위험을 줄일 수 있습니다. 모금 행사나 각자 음식을 가져오는 저녁 모임에 대한 이메일이 부서 사람 모두에게 발송되는 경우를 생각해 보세요. 모든 수신자가 ‘받는 사람’ 주소에 있으면, 그 하나의 이메일이 수십 개의 답 메일로 그룹 전체에 퍼져나갈 수 있습니다. 좀 더 사려 깊은 방법은 없을까요? 모든 사람을 숨은 참조에 넣고, 지금 이메일 받는 사람이 누구인지를 인사말 부분에 쓰고 전송하는 겁니다. 개별 답변이 필요해도 괜찮습니다. 그 사람들이 여러분께 직접 회신할 수 있으니까요. 필요한 경우에는 숨은 참조로 그룹 전체에 회신된 내용을 요약해서 보낼 수 있습니다. 단 한 개의 후속 메일을 통해서 말이죠.

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