하버드비즈니스리뷰

대부분의 사무직 근로자에게 회의는 여전한 숙제다. 그동안 회의와 관련해 수행된 대부분의 연구와 일반적인 조언은 회의의 효율성을 어떻게 높일지 또는 회의 시간을 어떻게 줄일지 등에 초점을 맞춰왔다. 반면 회의 일정을 잡고 준비하는 방식에 대해서는 거의 다뤄지지 않았다. 스케줄링을 어떻게 하느냐에 따라 직장에서의 에너지와 생산성에 도움이 되기도, 방해가 되기도 하므로 면밀히 살펴볼 필요가 있다.

이번 연구에서는 사무직 근로자의 일상적인 회의 일정 관리가 미치는 영향을 조사하고, 특정 전략이 얼핏 보기에는 그럴듯하지만 실제로는 의도치 않게 에너지를 고갈시키는 경우를 살펴봤다. 다음 두 가지 사례를 보자.

주니어 분석가 팀을 이끄는 선임 데이터 전문가 테일러^Taylor는 주간 일정을 체크하다가 목요일에 공급업체 담당자, 다른 부서의 선임 전문가와 회의가 잡혀 있는 것을 발견했다. 그런데 마침 팀원들과도 미팅 일정을 잡아야 한다는 사실을 깨달았다. 목요일에 잡힌 두 회의에 더해 같은 날 팀원들과 회의를 해야 할까, 아니면 금요일로 일정을 잡아야 할까? 그는 금요일 일정을 '깨끗하게' 비워 프로젝트 보고서 작성에 집중할 수 있도록 목요일에 회의를 겹쳐서 진행하고 싶은 유혹을 느낀다.

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