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운영관리

애플리케이션 전환이 시간을 낭비하고 있다?

디지털
2022. 11. 7.
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당신은 하루에 몇 번이나 사용 중인 애플리케이션을 바꾸는가?

디지털 업무에서 여러 애플리케이션 간의 이동은 피할 수 없는 업무의 한 부분이 됐다. 알트(Alt)-탭(Tab) 누르기가 숨 쉬는 것만큼 자연스럽다.

어쩌다 이렇게 됐는지 우리는 잘 알고 있다. 비즈니스 요구가 늘면서 이를 해결하기 위해 여러 애플리케이션이 새로 도입됐다. 그러나 CIO와 관리자는 더 이상 잘 쓰지 않는 기존 애플리케이션을 없애거나, 사용 중인 애플리케이션의 수를 줄이는 데 어려움을 겪고 있다. 규모가 큰 조직은 애플리케이션 수천 개를 사용하기도 한다. 그보다 작은 조직도 수십~수백 개를 사용한다. 결과적으로 직원들은 끊임없이 애플리케이션 사이를 누비며 하루를 보낸다.

필자들이 연구한 어느 포천 500대 소비재 기업의 사례를 살펴보자. 거래 한 건을 위해 직원 한 명이 22개 애플리케이션과 웹사이트를 정신없이 오갔다. 약 350번에 달했다. 직원 한 명이 앱과 윈도 창을 하루 평균 3600번 이상 전환했다. 매우 높은 수치다.

이렇게 분주한 전환은 사람들에게 부담을 준다. 시간과 노력, 집중력을 낭비한다. 그럼에도 단순히 "요즘 우리가 일하는 방식"이라는 이유로 치부되곤 한다. 그러나 근무 환경이 디지털화되고 원격근무가 늘어나면서 이 추세는 악화할 수 있다. 기업은 잠시 멈추고 고민해봐야 한다. 이런 식의 업무 처리 방식으로 인한 비용은 생각보다 크다. 문제를 인식하고 나면 더 나은 방식을 찾을 수 있다.

전환 부담

사용자가 한 애플리케이션에서 다른 애플리케이션으로 전환할 때 필요한 노력은 키를 누르는 단순한 물리적 행위만이 아니다. 전환 후 새로운 애플리케이션의 운용 방식과 목적에 적응하는 데 시간이 걸린다. 사용자는 쉴 새 없이 화면을 보며 모든 상황을 파악해야 한다. 이메일에서 스프레드시트로 전환하는 경우만 봐도 둘 사이의 인터페이스와 배열, 목적이 매우 다르다. 전환 작업을 시작할 준비가 되기까지 스프레드시트에 적응하는 데 잠시 시간이 걸린다.

전환에 따른 재조정에는 큰 비용이 든다. 심리학, 신경과학에서 "문맥 전환(context switching)"이라고 부르는 작업 간 이동 과정 때문이다. 이는 인지적 부담을 준다. 필자들은 두 가지 애플리케이션 사이를 전환하는 것 또한 문맥 전환과 비슷하다는 사실을 발견했다. 과도한 전환은 뇌에서 주요 스트레스 호르몬인 코르티솔의 분비를 증가시키고 우리의 속도를 늦추며 집중하기 어렵게 만든다.

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