기막힌 아이디어가 샘솟고 피드백이 활발한 화상회의를 만들기 위해서는 어떻게 해야 할까? 언제나처럼 말하는 사람만 말하는 회의가 아니라 소심한 사람도 의견을 적극적으로 내는 회의를 원한다면? 다행히도 화상회의 플랫폼이 제공하는 다양한 기능을 활용하면 이 과제를 풀 수 있다. 채팅, Q&A, 소회의실(breakout room), 이모티콘, 가상 화이트보드는 물론 다양한 보조 앱을 활용한다면, 쉽고 편리하게 질문하고 아이디어를 공유할 수 있는 온라인 환경을 조성할 수 있다. 여기서는 회의에서 늘 침묵하는 직원들마저도 의견을 내도록 유도하는 8가지 전략을 소개한다.
화상회의 덕분에 회사에서 커뮤니케이션하기가 훨씬 쉬워졌다. 화상회의는 준비하기도, 참석하기도 쉽고 편하다. 당장 달력을 펼쳐 온라인 줌 미팅과 대면 회의가 몇 개나 잡혔는지 그전과 비교해 보면 온라인 회의가 얼마나 열기 쉬운지 감이 올 것이다. 더구나 실시간 채팅, Q&A, 소회의실, 이모티콘, 가상 화이트보드, 다양한 앱 덕분에 질문하기도, 아이디어를 구하기도 손쉬워졌다.
하지만 질문하기 수월해졌다고 해서 괜찮은 답변을 얻기도 쉬워지는 것은 아니다. 이는 별개의 문제다. “어떻게 물어봐야 말수 적고 소심한 직원까지도 쓸 만한 아이디어나 피드백을 내놓을까?”라는 오래된 난제는 지금까지도 온라인 회의에서도 여전히 우리를 괴롭힌다. 심지어 더 복잡해진 걸지도 모른다.
직접 회의를 주관한 경험과 회의 주관자의 간접적 경험을 바탕으로 어떻게 화상회의를 더 효과적으로 이끌지 치열하게 고민한 결과 다음 8가지 전략을 떠올릴 수 있었다. 이를 적절히 활용하면 조용히 입을 꼭 다물고 있는 직원까지도 적극적으로 의견을 개진하는 회의를 만들 수 있을 것이다.
