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리더십

회의 준비, 어떻게 해야 할까?

디지털
2022. 11. 30.
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회의 하나를 마치자마자 당신은 다음 회의를 위해 줌 링크를 허둥지둥 찾는다. 제시간에 ‘참가’ 버튼을 클릭하면서 안도의 한숨을 쉰다. 하지만 문서를 읽고 계약서를 검토하거나, 논의의 기초가 될 몇 가지 핵심 질문에 대한 답을 찾아보는 사전 작업을 미처 하지 못했다는 사실을 깨닫는 순간, 등골이 서늘해진다.

‘사전 작업(pre-work)’이라는 용어는 사람들에게 짜증과 불쾌감을 유발한다. 미루고 미루다 여태 사전 작업을 하지 않았다는 익숙한 깨달음과 함께 덜컥하는 마음마저 들게 한다. 이 때문에 필자가 아는 수많은 임원이 사전 작업 관행을 일찌감치 포기했다.

하지만 사전 작업을 아예 포기할 필요는 없다. 사전 작업 단계를 회의에 끼워 넣어라. 회의 시작 직후 5~20분 정도 참석자들이 신중하게 준비한 실행 중심적 문서를 조용히 검토하는 시간을 마련해 주면 된다.

회의적인 시선을 헤치고 나아가기

필자가 회의 중 사전 작업 시간을 따로 주는 개념을 맨 처음 제안했을 때 많은 이가 회의가 길어질 것이라고 오해했다. 하지만 회의는 길어지지 않는다.

알다시피 요즘 직원들은 회의 과부하에 시달리고 있다. 최근 연구에 따르면 회의의 70%는 직원이 다른 업무를 처리하는 데 방해가 되고 있다. 필자는 회의 중 사전 작업 시간을 주기 시작한 이들에게 얼마 전 연락해봤다. 필자가 인터뷰한 사람 거의 모두가 회의가 더 길어지지 않는다고 말했다. 대신 회의 집중도가 높아졌다고 했다.

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