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리더십 & 인사조직

화상회의할 때 참여도를 높이는 방법

디지털
2020. 10. 19.
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올해 초 코로나19가 새로운 공중 보건 위기로 부상하면서 전 세계 수만 명의 직원이 상당 기간 재택근무를 해야 하는 상황에 놓이게 됐습니다. 화상 근무라는 갑작스러운 업무 환경의 변화가 직원이나 회사에 미치는 영향을 전체적으로 이해하려면 앞으로 몇 년이 걸릴지 모르지만 벌써 많은 사람이 화상 회의가 심리적 안전감(Psychological Safety)에 미치는 영향에 관심을 갖기 시작했는데요. 여기서 심리적 안전감이란, 자신이 어떤 반대 의견이나 솔직한 의견을 제시해도 불이익을 받지 않을 것이라는 믿음을 뜻합니다.

화상 회의가 사람들의 심리에 어떤 영향을 미칠지 궁금하고 걱정되는 건 당연합니다. 사회적 신호나 비언어적 합의를 파악하기가 거의 불가능할 테니까요. 테이블 건너편에 앉아 고개를 끄덕이며 지지를 표해주는 동료들의 모습을 볼 수 없다면 우리는 고립감을 느낄 수도 있습니다. 게다가 재택근무는 e메일, 문자메시지, 초인종 소리, 아이들, 반려동물 등 집중을 방해하는 요소들이 많습니다. 화상 회의가 본래 쉽지 않은 회의 방식이라면 건강과 경제적 위협이 커지고, 과중한 업무에 시달리며, 사회적 불안이 확산되고 있는 현 상황에서는 더 어렵게 느껴질 겁니다.

희소식이 있다면 다양한 화상 회의용 툴이 화상 회의의 단점을 상쇄할 수 있는 기회를 제공한다는 점입니다. 수백 건에 이르는 화상 회의를 주관하면서 저희는 온라인 회의 플랫폼의 주요 기능과 관련된 장단점을 두루 파악할 수 있었습니다.

손 들기 기능. 그냥 딱 봤을 때, 손 들기 기능은 사람들이 자기 의견을 말하고 싶다는 의사를 밝힐 수 있도록 도와주는 것처럼 보이죠. 그런데 이 기능은 종종 ‘부정 오류(false negative)’를 유발하기도 합니다. 저희 팀원 중 한 명과 함께 온라인 회의에 참석했던 한 매니저가 “여러분 곁에 코로나19와 싸우고 있는 분이 계시다면 손 들어 주세요”하고 말했을 때, 화면에 어떤 손 모양도 보이지 않았습니다. 그러자 그는 “좋아요, 우리가 지금 논의할 프로젝트에 모두가 전력을 다해 임했으면 좋겠거든요” 라며 말을 이어갔죠. 안타깝게도 당시 코로나19 양성 반응인 나이 든 친지를 돌보고 있던 팀원 두 명이 있었지만 두 명 다 손 들기 기능을 사용하지 못했습니다. 아마 손 들기 기능 버튼을 제때 발견하지 못했거나 개인 사정을 공개적으로 밝히고 싶지 않아 그랬을 겁니다. 사실 모든 참석자의 대답을 꼭 듣고 싶을 때는 ‘예/아니요’ 응답 기능이나, 익명으로 설문 조사를 하거나, 투표하는 기능이 더 효과적일 수 있습니다.

‘예/아니요’ 응답 기능. 보통 녹색 체크 표시와 빨간색X로 된 아이콘으로 표시된 이 도구는 누구나 손쉽게 입력하고 사용할 수 있습니다. 팀 회의를 주관하는 리더가 응답하지 않은 참석자들에게 따로 응답 요청을 보낼 수 있어 참석자 전원의 목소리를 들을 수 있게 해주는 기능이죠. 모든 사안을 예/아니요 문답으로 다룰 수 없다는 게 이 도구가 가지고 있는 한계라 할 수 있는데요, 구체적인 의견을 구하고 싶을 때는 설문이나 채팅 도구를 활용하는 게 더 효과적이겠죠.

설문 기능. 익명으로 진행하는 설문 조사나 투표는 괜히 다른 사람에게 찍히지는 않을까 하는 걱정 없이 자기 의견을 자유롭게 표현할 수 있게 해주고, 그 조사 결과는 다양한 견해를 더 면밀히 살펴보도록 유도하는 촉매제 역할을 하기도 합니다. 설문 기능은 리더가 “사람들이 이렇게 다양한 의견을 가지는 이유가 뭘까?” 를 따지기 이전에 이런 다양한 의견을 조직의 중요한 자원으로 간주할 때 가장 큰 효과를 낼 겁니다.

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